通知の確認担当と対応担当を分ける
通知を見た人が内容を処理するとは限らず、既読状態だけでは業務の完了を判断できません。TreeeSの通知方法や表示は正式案内で確認が必要ですが、内部では通知の発見、担当への割当て、判断、対応完了を分けた運用を先に設計できます。
最初に整理すること
通知を見た人が内容を処理するとは限らず、既読状態だけでは業務の完了を判断できません。TreeeSの通知方法や表示は正式案内で確認が必要ですが、内部では通知の発見、担当への割当て、判断、対応完了を分けた運用を先に設計できます。
具体的な準備手順
事件ごとに通常の確認担当と不在時の代替担当を決めます。内部の管理表には確認日時、事件識別情報、通知の要点、対応者、未完了理由を記録します。通知全文を無制限に転送せず、機密性に応じて参照先や必要部分を共有します。通知の法的意味は担当者が個別に確認します。
担当者が確かめるポイント
一日の確認作業では、新しいものを見たかだけでなく、前回から未完了のものが残っていないかを点検します。電子メールの受信時刻とシステム上の表示時刻を混同せず、どの情報を根拠に判断したかを残します。期限の算定は単なる通知一覧の自動計算に任せず、適用される手続に沿って確認します。
例外が起きたときの扱い
担当が複数いる場合は一人を対応責任者にし、他の人は補助とします。通知を見落とした疑いがある場合は、対象期間と事件を決めて確認し、感覚で「全部確認済み」にしません。誤った相手へ転送した場合は、回収操作の成否だけに頼らず情報管理担当へ報告し、影響を評価します。
具体例で点検する
一件の通知に納付と書面確認の両方が含まれる場合、通知一行を処理済みにして終えません。必要な作業を分解し、経理担当と事件担当のそれぞれが完了を記録できる対応表にします。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文56–57ページでは、次の点を確認できます。通知一覧にはアカウント、事件、手数料等の通知が表示され、内容のリンクから詳細を確認する構成です。お気に入りの登録も説明されています。通知を発見したことと、連絡内容を読んで必要な対応を終えたことは別です。内部の対応表では、通知の分類に加え、確認者、判断者、未完了作業を分けて追跡すると取りこぼしを調べられます。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 確認担当と対応者を分ける
- 未完了理由を記録する
- 時刻の出所を区別する
- 担当不在時の代替を定める
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文56–57ページ。2026年10月10日確認 ↗
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