メール転送と配信リストを点検する
メール転送は不在時の連絡を助ける一方で、本人確認情報や機密を想定外の宛先へ届ける原因にもなります。TreeeSから届くメールの内容をまだ把握していない段階では、すべて自動転送する方針を決めず、現在の転送先と配信リストの構成を確認します。
最初に整理すること
メール転送は不在時の連絡を助ける一方で、本人確認情報や機密を想定外の宛先へ届ける原因にもなります。TreeeSから届くメールの内容をまだ把握していない段階では、すべて自動転送する方針を決めず、現在の転送先と配信リストの構成を確認します。
具体的な準備手順
個人転送、サーバー側転送、配信グループ、外部委託先への配信を管理者と棚卸しします。利用者が設定したものだけでなく、管理者側に残る旧設定も対象にします。グループ名が部署名でも、中に退職者や外部アドレスが含まれていないか実際の構成員を照合します。
担当者が確かめるポイント
受信試験は機密のないテストメールで行い、意図した宛先だけへ届くか確認します。暫定マニュアルに示された通知分類や、本番で適用される最新案内と照合し、一般案内と認証・復旧に関するメールを同じ取り扱いにしないよう見直します。内容によって転送できない場合の代替確認担当も検討します。
例外が起きたときの扱い
不要な転送が見つかったら、停止日時と影響する業務を記録して変更します。過去にどこまで配信されたかは推測せず、管理可能なログなどから確認します。突然の停止で通知確認が途切れないよう、新しい担当方法を決めてから移行し、変更後の受信結果まで点検します。
具体例で点検する
一般通知を部内へ転送する設定が、認証メールまで転送していないかを確認します。転送先のメンバー変更も管理対象にし、退職者や担当外の委託先が残っていないことを宛先一覧から点検します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文56–57ページでは、次の点を確認できます。通知一覧にはアカウント、事件、手数料等の通知が表示され、内容のリンクから詳細を確認する構成です。お気に入りの登録も説明されています。通知を発見したことと、連絡内容を読んで必要な対応を終えたことは別です。内部の対応表では、通知の分類に加え、確認者、判断者、未完了作業を分けて追跡すると取りこぼしを調べられます。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 管理者側の転送も調べる
- 配信リストの構成員を確認する
- 機密のないメールで試験する
- 変更後の受信を確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文56–57ページ。2026年10月10日確認 ↗
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