定期的な利用権限の棚卸しを行う
利用開始時に適切だった権限も、事件終了や担当変更によって過剰になることがあります。定期点検では「登録されている人」の一覧だけでなく、今も必要な作業があるかを確認します。
最初に整理すること
利用開始時に適切だった権限も、事件終了や担当変更によって過剰になることがあります。定期点検では「登録されている人」の一覧だけでなく、今も必要な作業があるかを確認します。TreeeS側で確認可能な範囲と、事務所内部の権限を分けて点検します。
具体的な準備手順
人事一覧、事件担当表、内部共有先の一覧を基礎資料にします。点検担当者は、退職、休職、事件終了、外部委託終了などの変化を先に抽出します。確認対象の期間と基準日を決め、担当者の記憶だけに頼らず根拠資料に戻れるようにします。
担当者が確かめるポイント
各権限について継続、縮小、停止、要確認を選び、理由と確認者を残します。管理者の都合で一律に削除するのではなく、継続事件の作業に影響しないかも確認します。権限が細分化できない場合は、その制約を記録し、共有場所や担当体制で補う必要を検討します。
例外が起きたときの扱い
不要なアクセスが発見されたら、利用実績の確認可能性と影響範囲を評価します。削除しただけで過去の問題が解消するとは考えません。対応後は対象者と管理担当の双方で必要な作業が継続できるか確認し、次回点検時に同じ残件が放置されないよう追跡します。
具体例で点検する
棚卸しでは台帳の氏名を読み上げるだけでなく、直近の担当表と照合します。半年間使っていない人にも継続利用の理由がある場合は、その理由と次回確認日を残して責任の所在を明らかにします。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文2–3、31–33ページでは、次の点を確認できます。登録の流れは、利用者種別の選択、メールを用いた仮登録、本人・資格確認、本登録として説明されています。法人・士業者にはＧビズＩＤを使う経路もあり、法人／士業事務員アカウントはＧビズＩＤメンバアカウントに限るとされています。内部の職名だけで種別を決めず、実際に選ぶ登録経路と必要な確認を照合してください。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 変化のあった人と事件を抽出する
- 基準日を決める
- 判断理由を記録する
- 是正後の業務継続を確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文2–3、31–33ページ。2026年10月10日確認 ↗
あわせて読む
短期応援者のアクセスに終了条件を付ける
繁忙期の応援や一時的な共同作業では、必要な範囲を明示しないまま広い資料共有が行われがちです。TreeeSで短期利用者や補助者をどう扱えるかは正式案内で確認し、内部では作業の目的と終了条件を先に決めます。
記事を読む 登録・権限担当外事件へのアクセスを利益相反管理と照合する
電子記録の閲覧範囲は技術的な設定だけで決めるものではありません。事務所の利益相反確認や情報遮断の方針と整合する必要があります。
記事を読む 登録・権限本人利用を支援するときの情報管理
本人が利用者となる場面で操作を支援する場合、説明を助けることと本人の認証情報を預かることを分ける必要があります。TreeeSの本人利用条件と支援の方法は公式案内で確認し、本人が何を理解し、誰がどの操作を行ったかを曖昧にしない支援を準備します。
記事を読む