独立した二重確認の記録票のひな形

このひな形を使う場面

二重確認は二人が同じ欄に印を付けるだけでは十分に機能しません。先の担当者の結論をそのまま読むのではなく、原資料や対象事件から独立して確認する対象を決めます。全工程を二回繰り返す必要があるとは限らず、誤りの影響が大きい箇所に目的を絞る書式です。

以下はAILEX編集部による所内用の記入式ひな形です。裁判所指定の様式ではありません。空欄を推測で埋めず、確認できた内容と担当者の判断を分けて使います。

記入欄と使い方

転記して使う欄は「確認ID／案件／対象版／確認項目／基準資料／一次確認者と時刻／二次確認者と時刻／独立して見た情報／差異／解消方法／再確認／承認状態」です。各欄は一行一事項を基本とし、長い説明や添付資料は参照番号で対応させます。状態の欄には未着手、確認中、確認済み等の所内定義を付け、記入しただけで完了になる運用を避けてください。

架空の記入例

確認ID＝DC-021、案件＝架空A-08、対象版＝書面v03、項目＝事件識別・本文末尾・添付対応、基準＝担当の事件管理表と承認資料一覧、一次＝佐藤10時、二次＝鈴木10時20分、独立情報＝一覧からファイルを照合、差異＝添付2の版が旧い、解消＝対象版を入替え、再確認＝鈴木が該当箇所と一覧を再照合、承認＝責任者の確認待ち。

確認と差異への対応

二次確認者には、単に問題なしという前の結論ではなく、基準資料と対象物を提示します。差異が出たときは多数決や経験年数で処理せず、正とする根拠を確認します。修正の影響が他の添付や目次に及ぶ場合には、発見箇所だけを再確認して終わらず、関連範囲を定義して確認してください。

保管と見直し

確認票は対象版と一緒に参照できる状態にし、承認後にファイルが変わった場合の再確認条件を定めます。少人数で完全に独立した担当を置けないときは、その制約を記録し、時間を空けて原資料から確認する等の補助手段を検討します。ただし補助手段を独立した二人の確認と同じ記録に偽装しません。