旧運用を終了する前の確認

終了根拠を確認

旧経路の利用を終える条件は、正式な案内と対象案件の状況に基づいて判断します。TreeeSの全国展開予定だけからmintsの停止日を推測しません。所内の独自ルールで、必要な経路を先に閉じないようにします。

残存業務を調べる

提出はしなくても、過去の記録や結果を参照する必要が残る場合があります。事件ごとに未処理、確認待ち、保管上の課題を一覧にします。すべてが新環境へ移ったという前提を置かず、移行結果を確認します。

記録の利用性を確かめる

保管した資料を後任者が開けるか、事件との対応が分かるかを点検します。件数が揃っているだけでなく、必要な資料を実際に参照できることが大切です。例外は責任者が判断し、未確認のまま元の情報を削除しないようにします。

段階的に終了

通常作業から外す、参照用に限定する、保存条件に従って整理するなど、段階を分けます。契約や権限の解除も、必要な参照が終わったかを確認して行います。終了判断の根拠と残る保管責任を記録し、担当者の退職などで忘れないようにします。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、新運用開始と同時に旧保存先を閉じようとしたというものです。改善例では、継続案件、参照資料、未精算費用を確認してから終了範囲を決めた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「旧運用、残作業、参照需要、終了条件」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「終了後も過去の提出経過を説明できるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「開始したことだけを終了判断の根拠にしない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。