TreeeS導入準備は現状の業務棚卸しから

業務を一巡させる

直近の完了案件を参考に、資料受領から書面作成、承認、提出、結果確認、保管までを並べます。実事件情報を広く共有せず、工程だけを抽出します。担当者の記憶に依存している部分を見つけ、誰が何を確認したか記録されているかを点検します。

使っている経路を記録

mints、紙、メールなど現在使う方法を、案件ごとの公式案内と対応させて記録します。便利な方法を自由に選べるとは限らないため、経路の根拠も残します。将来TreeeSへ移ると想定しても、現行経路を一括で廃止する判断はしません。

負担の原因を分ける

作成に時間がかかるのか、確認待ちなのか、同じ情報を転記しているのかを区別します。システム変更だけでは解消しない問題もあります。既に改善できる命名、保存先、承認依頼の方法は、導入予定と切り離して整備します。

棚卸しの成果を残す

工程図、担当表、未確認事項の三つを作れば、研修や切替計画の土台になります。完成を急いで細かな例外を消さず、例外の発生条件も記録します。まず頻度の高い業務を対象にし、特殊案件は別の補足として整理する方法が有効です。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、担当者に聞くと同じ提出作業を異なる順番で行っていたというものです。改善例では、実際の一案件を追って、受領から結果保存までの作業を列挙した。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「工程、入力、出力、担当、手戻り」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「理想の手順ではなく実際の作業が記録されているか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「見えない手作業をゼロとして見積もらない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。