準備状況を見える化する導入チェック表

人の準備を見る

担当者が決まっているだけでなく、代替担当と承認者まで確認します。登録や操作の正式条件が不明な項目は、担当未定と仕様未確認を別にします。誰の作業待ちか分かれば、不要な督促や重複調査を減らせます。

資料の準備を見る

案件台帳、ファイル命名、提出版の確定方法、結果の保存先を確認します。公開マニュアルがある現在も、所内の管理方法は別途整える必要があります。画面の確認は暫定版の記載を参照し、本番の適用案内と差があれば更新します。

環境の準備を見る

利用端末、回線、閲覧・作成ソフト、印刷や読取環境を一覧にします。TreeeSの動作条件を想像して合格とせず、正式条件の確認待ちを示します。端末ごとの管理者や更新手順は、先に整えておける項目です。

完了条件を具体化

研修済みではなく、架空案件で版と提出先を確認できた、など観察可能な状態を目標にします。チェック欄には根拠と確認日を添えます。計画が変わったら全体を未完了に戻さず、影響を受ける項目を特定して再確認します。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、準備完了という報告の意味が部署ごとに違ったというものです。改善例では、アカウント、資料、担当、異常時対応ごとに証拠を定義した。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「確認項目、状態、確認証拠、責任者」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「完了の根拠を別担当が確認できるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「自己申告の色分けだけで開始を決めない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。