古いmints資料を残すときの整理方法

現行利用を確認

現在もその資料を使う案件があるかを確認します。新しいシステムの計画があるからといって、旧資料を一律に無効扱いしません。どの条件の案件に使う資料かを表示し、対象外への転用を防ぎます。

履歴用を分ける

過去の判断を確認するための資料は、通常作業の入口とは別に保管します。版、日付、適用していた期間を残すと、当時の運用を追いやすくなります。検索で見つかった際にも旧版と分かる表示を付けます。

共通知識を抽出

ファイル確認や機密情報管理など、引き続き使える部分は、新しい所内手順に整理して移します。ただし画面名や操作条件をTreeeSの仕様として読み替えません。共通する目的とシステム固有の操作を分けることが重要です。

配布物を点検

共有フォルダーだけでなく、印刷物、個人の保存資料、研修スライドにも旧情報が残り得ます。重要な変更は配布先を確認し、最新版への導線を示します。古い情報を参照した案件がないか、対象範囲を絞って点検します。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、mintsの資料を残した結果TreeeS研修で混用したというものです。改善例では、表紙に対象システムと版を示し、現行資料への導線を付けた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「資料、対象、版、用途、後継資料」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「検索結果から開いても旧資料だと分かるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「旧資料を消すことで必要な過去記録を失わない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。