移行前に文書の所在を棚卸しする

資料の役割で分ける

依頼者から受け取った原資料、検討中の原稿、提出用の確定版、提出後の控えを区別します。単に紙と電子に分けるだけでは、同じ内容の複数版を整理できません。役割ごとの保管先と更新担当を記録します。

事件と対応させる

資料のファイル名だけでは判断しにくい場合、事件台帳に所在への参照を持たせます。複数事件で共通する資料は、原資料と各事件での利用版を区別します。コピーを減らす場合も、過去に何を提出したかが追えなくならないようにします。

欠落と重複を見つける

一覧は存在するが実体がない資料、同じ名前で内容が違う資料を抽出します。自動的に重複削除する前に、役割や内容を確認します。TreeeSへの移行を理由に、必要な旧記録を一括で消去しないことが重要です。

整理の完了条件

担当者以外が、事件と資料の種類から必要な版へたどり着けるかを確かめます。美しいフォルダー構成だけでなく、引継ぎ可能性を基準にします。未整理の資料には担当と期限を付け、機密性に応じてアクセス範囲を限定します。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、資料が個人端末と共有領域に重複していたというものです。改善例では、提出済み控えの基準となる保存先と検討中の作業領域を分けた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「資料群、所在、管理者、版、欠落」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「元担当が不在でも最新版を特定できるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「名前が同じファイルを中身を見ずに統合しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。