利用者情報の棚卸しを登録前に行う

人物の基本情報を確認

氏名、所属、業務連絡先など、正式な情報を確認できる場所を用意します。これはTreeeSの必須入力項目一覧ではなく、登録準備のための所内台帳です。異動や改姓などがある場合は、現在の情報と変更予定を区別します。

メールの管理を点検

個人が管理するアドレスか、共有アドレスか、退職後に誰が扱うかを確認します。実際に使えるアドレスの条件は公式案内に従います。同じアドレスを使うことが、同じアカウントやパスワードの利用を意味すると推測しないようにします。

事件関与を別管理

人物の登録準備と、担当事件への関与は別の表にします。資格や所属が確認できても、特定事件の資料へアクセスできるとは限りません。担当変更の情報が両方へ適切に反映されるよう、確認の責任者を決めます。

必要以上に集めない

本人確認資料や認証情報を、準備という名目で広い共有先に集約しないようにします。正式な提出先や必要条件が示されたら、その範囲で取り扱います。棚卸しでは、必要な情報がどこにあり誰が確認できるかを把握することを重視します。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、退職者のメールや古い所属情報が登録候補に残っていたというものです。改善例では、利用予定者と役割を照合し、各人の最新情報を確認した。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「本人、利用者区分、所属、連絡先確認、役割」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「他人の認証情報を使う前提になっていないか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「登録しやすさだけで共用アカウントを想定しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。

公開された操作資料との照合

2026年10月10日時点で確認した裁判所の自主研修サイト掲載「TreeeS操作マニュアル 当事者用 Ver.2.0」（2026年8月31日発行、暫定版、印刷ページ 2〜3）では、登録用メールアドレスでログインIDを登録し、メール内のリンクから利用規約への同意と仮登録を進め、本人・資格確認後に本登録となる流れが説明されています。 暫定版は今後改訂される場合があると明記されています。研修環境で確認した内容を、そのまま全裁判所・全手続の本番利用条件とせず、対象事件への適用案内も確認してください。