移行仕様を確認する質問リスト

情報単位に分ける

利用者情報、事件との関係、提出済み書面、通知、納付、記録アクセスを別項目にします。同じメールアドレスを使う計画があっても、すべての情報の移行を意味しません。対象ごとに、移るもの、移らないもの、未確認のものを記録します。

時点を質問に含める

どの時点のデータが対象か、切替前後に追加した資料をどう扱うかを確認事項にします。実際の方式が公表されていない場合は、質問として残し、回答を想像しません。旧環境をいつまで参照できるかも別の論点です。

確認方法を尋ねる

移行されるという説明だけでなく、利用者が結果をどう確かめるかを確認します。件数、事件との対応、参照可否など必要な観点を整理します。具体的な機能や帳票名は、正式案内が確認できた段階で手順へ反映します。

所内対応に結び付ける

回答ごとに、事前保存、情報修正、担当者への連絡など必要な作業を付けます。全体が未確定でも、確定した部分から準備できます。質問票には根拠資料と回答日を残し、古い回答が新しい案内で変わっていないかを見直します。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、移行するだろうという期待だけで旧環境整理を始めたというものです。改善例では、アカウント、事件との関連、ファイル、履歴ごとに移行の確認を求めた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「情報種別、対象範囲、移行結果、確認方法」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「移行元の件数と移行先の確認を対応できるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「一部の移行説明から全情報の移行を推定しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。