依頼者からの資料受領方法を整える

受領時の情報を残す

誰から、いつ、どの資料を受け取ったかを記録します。写真、PDF、紙など媒体が混在する場合も、案件との対応を保ちます。資料を受け取ったことと、その内容が正確か確認したことは別の状態として管理します。

不足を早く見つける

ページの抜け、裏面、添付、読み取れない箇所を受領段階で点検します。提出直前に不足が分かると、依頼者への確認に時間が足りなくなります。何が必要かという判断は事件担当が行い、事務作業だけで不要と決めないようにします。

原資料を保持する

加工して提出用資料を作る場合でも、元の資料と加工版を区別します。回転や分割などの作業後に、内容が変わっていないか確認します。原本の保存や返却は別途判断し、電子化したという理由だけで廃棄しない運用にします。

案内を簡潔にする

依頼者への依頼文は、必要な資料、送付方法、確認事項を具体的に示します。未確認のTreeeS容量制限を根拠に、独自の厳格な条件を課さないようにします。事務所の都合でお願いする形式は、その目的を説明して協力を求めます。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、依頼者が同じ画像を複数の経路で送っていたというものです。改善例では、受領窓口と不足確認の方法を定め、受領した資料の番号を返した。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「受領日、資料名、経路、原本所在、不足」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「受領の連絡と内容確認の完了を分離できるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「受領した資料を確認前にそのまま提出しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。