移行期に使えるファイル命名ルール

必要な識別情報を選ぶ

事務所の事件番号、資料の種類、版など、取り違え防止に必要な要素を決めます。依頼者の詳細情報を過剰に名前へ入れないようにします。公式に命名条件が示された場合は、その条件に適合する提出用名称を別途確認します。

版の意味を統一

最終、最新版、最終修正といった曖昧な名前の乱立を避けます。確認済みの版と作業中の版が区別できる表記を決め、担当者が同じ意味で使うようにします。提出後のファイルは、内容を上書きして過去の版を失わない運用にします。

長さより分かりやすさ

情報を詰め込みすぎると、一覧表示で重要部分が見えなくなります。必要項目の順序をそろえ、台帳で補える情報は名前に重複させない方法を検討します。未確認の文字数制限を公式仕様として説明しないことも重要です。

例外を管理する

外部から受け取った名前を変更する場合は、元資料との対応を残します。自動命名を使うなら、事件や資料種別を誤認した場合の修正方法を用意します。命名規則を守ることだけを目的にせず、提出前の内容照合を省かないようにします。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、担当者ごとに最終版の付け方が違っていたというものです。改善例では、所内番号、文書種別、日付、版の最小構成を決めた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「命名要素、記入例、例外、改訂日」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「ファイル名から作業中と提出済みを区別できるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「名称を変えただけで提出対象の確認を終えない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。