紙資料の電子化を導入計画に組み込む

対象を絞る

近く提出する資料、頻繁に参照する資料、長期保管資料を分けます。すべてを同じ優先順位で電子化すると、急ぐ資料の確認が遅れます。提出要件が未確認のものは、先に原資料の整理を進め、変換条件の確定を待つ方法もあります。

作業単位を決める

事件、書面、資料のまとまりなど、後から対応を追える単位で処理します。大量の紙をまとめて読取る場合も、どこが区切りかを記録します。担当者が交代しても原資料とファイルを照合できる索引を付けます。

品質確認を分担

ページ数、順序、向き、読みやすさ、欠落を確認します。機械の読取が終わったことを、確認完了と扱わないようにします。重要な資料については、作業者とは別の人が必要な箇所を照合する方法も検討します。

原本の扱いを決める

電子化後の紙をどこへ戻すか、返却や保管の担当は誰かを定めます。処理済みの印だけでは、保存条件の確認が済んだとは限りません。廃棄は別の判断として管理し、電子ファイルの確認前に原資料を失わないようにします。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、大量の紙を先にスキャンして頁の欠落が見つかったというものです。改善例では、少量で読取品質と照合手順を確かめてから対象を増やした。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「束番号、頁数、読取者、照合者、結果」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「両面や折込資料も照合対象に入っているか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「機械の処理件数を品質確認済み件数にしない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。