住所・連絡先が含まれる記録の確認
住所や連絡先は、本文以外にも添付資料、封筒画像、ファイル名に現れることがあります。漏れやすい箇所を点検し、必要な措置や共有範囲を担当者へ具体的に相談する方法を示します。
情報が現れる場所を探す
当事者表示だけでなく、住民票等の添付、郵送物、領収書、契約書、写真の背景にも住所等が含まれる場合があります。資料の種類ごとに確認する箇所を決めます。文字検索だけでは画像内の情報を見落とすため、重要な資料は視覚的にも確認します。
懸念の内容を整理する
一般的な個人情報管理の問題か、特定の相手に知られることへの具体的な懸念かを整理します。必要な対応は事情によって異なるため、問題の箇所と理由を担当専門職へ伝えます。閲覧等に関する法的措置が必要かは、ファイル整理とは別に判断します。
共有版を作る場合の確認
説明用に加工するときは元資料を残し、見えなくした文字が抽出等で残っていないか点検します。住所だけ隠しても、学校名や勤務先から場所が推測できる場合があります。目的に必要な情報と不要な情報を見直し、部分的な加工で十分かを検討します。
意図しない表示に気づいたら
不要な複製や広い共有を止め、対象文書と表示範囲を記録します。第三者へ例示のために画像を拡散せず、必要最小限の情報で担当窓口に相談します。既に共有した相手や所内の保存先も把握し、裁判所への確認と所内の対応を並行して行います。
住所が別欄に残る場合も点検する
本文の住所を処理しても、表紙、送付先欄、添付の地図、ファイル名に同じ場所が残る場合があります。共有用の資料セットを一つの単位として検索し、異なる表記や郵便番号も確認します。住所情報を隠す必要性と対象範囲は担当専門職が判断し、単に書類上から削ったことで正式な秘匿措置が済んだと説明しません。依頼者へ返す写しにも加工の目的を記載して原記録との違いを明らかにします。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文156、178–185頁では、記録外フォルダへアクセスできる当事者は裁判所が設定すると説明されています。また招待キーは利用者のアカウントを特定事件の当事者として関連付けるためのもので、本人と代理人で入力内容が分かれます。登録を終えたことだけで全事件や全フォルダにアクセスできるとは考えず、利用者の立場と対象範囲を確かめます。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 本文以外の所在も確認する
- 懸念の理由を具体化する
- 加工後の残存情報を点検する
- 既存の共有先を把握する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文156、178–185頁 ↗
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