記録ファイルの付加情報を点検する
本文に問題がなくても、ファイル名、プロパティ、注釈、添付データに情報が残ることがあります。取得記録を加工・共有する場面で、見える本文以外の情報を点検する考え方を説明します。
付加情報の種類を把握する
作成者名、更新履歴、コメント、埋め込まれた添付など、形式によって保持する情報は違います。すべてを危険とみなすのではなく、誰にどの目的で渡すかを踏まえて点検します。元の取得物は出所を保つため変更せず、外部共有版を対象に確認します。
加工による変化を確認する
変換や結合により、作業者名や新しい作成日時が付く場合があります。これらを元記録の作成情報と混同しないようにします。必要な加工履歴を所内に残す一方、共有先に不要な情報を含めないよう、出力後のファイルを改めて開いて確認します。
削除しすぎない
付加情報には参照や検証に役立つものもあります。機械的にすべて削除してから元の状態を説明できなくなることを避けます。何を残し何を除くかは用途に応じて決め、必要なら元の取得物と共有用の加工物を明確に分離します。
確認の担当を決める
重要な外部共有では、作成者以外が最終ファイルを点検する方法を提案します。編集画面の状態ではなく、相手が受け取るファイルそのものを確認します。点検した項目と共有先を記録し、後から問題が分かった場合に対象範囲を特定できるようにします。
付加情報の点検対象を決める
作成者名、コメント、改訂履歴、埋め込み添付、位置情報など、ファイル形式により見える情報は異なります。PDFだけを点検して元のWordや画像をそのまま添付すると別の情報が漏れる可能性があります。配付する実ファイルごとに確認項目を決め、加工後の保存で意図した項目が除かれたか再確認します。取得時の詳細情報は手続履歴に必要な場合があるため、機械的にすべて削るのではなく目的を分けて保全します。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文152–156頁では、ファイル詳細からの取得はタブごとの処理で、本体と詳細情報は別ファイルとして出力されます。一覧からはPDF結合や詳細情報の有無を選択します。電子署名付きデータは結合や詳細情報付加によって署名を検証できなくなる可能性があるため、同資料は結合なし・詳細情報なし、又は詳細画面からの個別取得を案内しています。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 形式ごとの付加情報を確認する
- 共有用ファイルを別途点検する
- 検証に必要な情報を保つ
- 相手が受け取る最終ファイルを確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文152–156頁 ↗
あわせて読む
読み上げ・拡大で電子記録を確認する準備
利用者によって必要な閲覧方法は異なります。公開資料のアクセシビリティ改修計画を実装保証とせず、読み上げや拡大で確認したい資料と、支援が必要な場面を事前に整理します。
記事を読む 記録・電子送達記録確認の履歴を残して判断を検証する
誰が何を確認して判断したかが分かると、後日の見直しや引継ぎが容易になります。TreeeSのログ機能を推測せず、所内で残せる必要最小限の確認メモを設計します。
記事を読む 記録・電子送達電子記録をAIで要約するときの確認工程
AIによる要約は読解の補助になり得ますが、記録の欠落、誤引用、評価の混入を人が確認する必要があります。入力範囲、情報管理、出典照合を軸にした実務上の準備を紹介します。
記事を読む