電子記録の一覧を作る：事件ごとの取得状況の見える化
電子記録を取得しただけでは、必要な記録がそろったか判断できません。事務所内の記録台帳に何を残し、紙や別システムの記録をどう対応させるかを、導入準備として整理します。
一覧の単位を決める
事件番号だけでまとめると、関連事件や上級審の記録が混ざることがあります。裁判所、事件番号、当事者側、担当者を組み合わせた内部管理単位を先に決めます。システム上の表示名と事務所の略称は別の欄に残し、転記の際にも原表示を確認できるようにします。
取得済みと未確認を分ける
台帳には文書名、提出者、表示されている日付、取得日、保存先を記録します。未確認、取得済み、内容確認済みを区別し、空欄を完了扱いしないことが大切です。画面に出ていない文書は「存在しない」とせず、確認範囲の外として担当者に引き継ぎます。
紙の記録と対応させる
紙だけで受領した資料や原物の保管情報も、同じ台帳に所在を記載すると探索が容易になります。ただし紙の写し、電子取得物、事務所で加工した作業用データは別の種別にします。すべてを同じフォルダへ入れて、正式な記録の出所が失われる状態を避けます。
台帳の更新責任を決める
取得者が記入し、事件担当者が不足を確認する二段階の運用を提案します。期日前に一覧だけを見て準備完了と判断せず、争点に関係する資料が実際に開けるかまで確認します。公式マニュアルにある一覧出力も活用しつつ、所内への自動同期は前提にせず、台帳で確認状況を管理します。
台帳と一覧出力の役割
例えば同じ書面を訴訟記録一覧と証拠一覧から取得した場合、ファイル数をそのまま文書数に数えません。内部文書番号を一つ付け、取得経路を複数行で残します。更新時は前回一覧との差分を取り、増えた文書、名称が変わった文書、見えなくなった文書を別々に確認します。一覧の件数が一致していても中身が同じとは限らないため、重要文書の提出日と本文の照合を終了条件にします。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文134–139頁では、事件詳細から訴訟記録一覧・記録外一覧・証拠一覧へ進む構成が説明されています。記録外一覧は当事者ごとにアクセス権が設定された参考データの領域で、訴訟記録一覧と位置付けが異なります。所内台帳でも、単に「取得済み」とするだけでなく、取得した一覧の種類と事件を記録することが必要です。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 事件の識別項目を決める
- 未確認と確認済みを区別する
- 紙資料の所在も記録する
- 更新担当者と確認担当者を決める
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文134–139頁 ↗
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