TreeeS導入計画の作り方：公表待ちの項目も工程に入れる
登録仕様や対象事件の案内が出そろう前でも、事務所の準備は進められます。未確定事項を隠さず、前提が変わったときに修正できる導入計画の組み方を解説します。
日付より先に完了条件を決める
「来月までに対応」だけでは、何が終われば準備完了か判断できません。事件台帳を整える、担当者を決める、公式案内の確認先を固定する、模擬資料で確認を行うなど、成果物と確認者を工程ごとに決めます。TreeeSの開始予定日は外部の前提として記録し、事務所内の目標日とは区別します。予定の変更で所内期限まで自動的に動くような表は避けます。
今できる仕事と案内待ちを分ける
書面の版管理や職員の分担は、最終画面が未確認でも見直せます。一方、登録の具体的操作、権限名、提出形式の確定値は公式案内を待つ必要があります。計画表には「作業中」「案内待ち」「確認済み」を別々の状態で置きます。空欄を放置するより、何が公表されれば次へ進めるかを書くことで、待ち時間にも責任者を割り当てられます。
影響の大きい事件から準備する
全件を一度に同じ深さで調査する必要はありません。導入予定庁に関係する事件、近い提出予定がある事件、複数の代理人が関与する事件などを確認の優先対象にします。ただし優先順位は利用対象の確定判断ではありません。各事件の案内を確認した結果を台帳へ反映し、「名古屋の事件だからすべて同じ」といった一括処理をしないことが大切です。
小さな試行で不足を見つける
研修用の架空事件を使い、資料整理、承認、提出結果の記録を机上で通してみます。練習用環境の利用可否が不明な段階で、本番に試験的な申立てを行うことは避けます。試行の成果は成功したかだけではなく、誰が迷ったか、どの資料が見つからなかったかです。そこで見つかった不足を工程に戻し、次回に直ったことを確認します。
変更の記録を計画の一部にする
新しい案内が出たら、計画の対象項目、影響する事件、変更の理由、実施日を残します。例えば研修時点の登録案内が更新された場合、受講済みの人にも差分を周知します。旧版の手順書を消すだけでは判断経緯が分からないため、参照停止の表示をして保存する方法が考えられます。計画を固定した約束ではなく、確認結果に応じて改訂する管理資料として扱います。
実務チェック
- 工程ごとの完了条件を決める
- 案内待ちの解除条件を書く
- 影響する事件を優先して確認する
- 変更理由と周知先を残す
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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