TreeeS移行に備える事件台帳：システム名と確認根拠を一緒に管理
mints・TreeeS・紙が関わる移行期には、事件番号だけの一覧では提出先を判断できません。利用する仕組みとその確認根拠を残す、事務所内台帳の設計例です。
事件を一意に見分ける欄を作る
台帳には裁判所、事件番号、当事者側、担当弁護士、内部管理番号を記録します。似た名称の関連事件や上級審の事件を同じ行にまとめると、書面の提出先を誤る原因になります。枝番や関連事件の対応は別欄で管理し、基本の一行は一つの管理単位とします。依頼者名を一覧に必要以上に表示しないなど、閲覧者に応じた情報量も検討します。
利用システムの根拠を残す
「TreeeS予定」とだけ記載せず、裁判所の案内、確認日、確認者、対象となる手続や書面を記録します。未確認は未確認と表示し、前回の事件で使えたことを今回の根拠にしません。導入案内の対象外であれば、現在の方法を確認して残します。システム名は固定された事件属性ではなく、公式案内に基づいて見直す管理情報と捉えます。
提出予定と実績を混ぜない
台帳には次の提出予定日と、実際の提出結果の参照先を分けます。「提出準備済み」が「提出済み」に見える色分けは避け、状態の意味を所内で統一します。例えば原稿確定、提出承認、操作実施、結果確認という段階を明示すれば、途中で担当者が交代しても次の作業が分かります。正式な到達や手続上の効力は、画面の印象だけで判断しません。
更新権限と点検方法を決める
全員が自由にシステム名を変更できると、いつ誰が何を根拠に変えたか追えなくなります。変更履歴が残る方法を選び、重要な欄の変更は担当弁護士または指定者が確認します。紙台帳を使う場合も訂正日と記入者を残します。更新を一人に集中させすぎず、日々の作業者が記録し、責任者が差分を点検する役割分担が現実的です。
移送や担当交代で再確認する
移送、併合、分離、上級審への移行などでは、従前の入力をそのまま複製する前に確認が必要です。元の事件と新しい管理単位の関係、参照できる記録、提出窓口について、案内を確認した日を追記します。自動移行するという想定を台帳へ書き込むことは避けます。台帳は裁判所の記録そのものではなく、事務所内で確認漏れを防ぐ補助資料です。
実務チェック
- 裁判所と事件番号を組み合わせる
- 利用システムの確認根拠を残す
- 提出予定と結果確認を分ける
- 移送・交代時に再点検する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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