退職時のTreeeS関連引継ぎ：権限・通知・記録を点検する
退職者の端末を返却しても、通知の担当や共有資料の管理者が残ることがあります。業務を途切れさせず、不要なアクセスを残さないための引継ぎの考え方です。
最後の勤務日より前に棚卸しする
担当事件、進行中の確認、通知の担当、共有フォルダの管理、所内の連絡先を一覧にします。退職者だけが把握している作業がないか、事件担当者と一緒に確認します。個人のメールやメモにある業務情報は、事務所の方針に従って必要な範囲を引き継ぎます。私的な情報と業務情報を無差別にコピーするような方法は避けます。
通知の行き先を確認する
退職者が通知を確認していた場合、新担当者が正式な方法で引き継げるかを確認します。メールの転送設定だけで解決すると考えず、システム上の役割や事件の関連付けも点検します。具体的な変更方法は導入時の公式案内に従います。変更前後のどちらの担当が通知を確認するかを定め、移行日当日の空白を作らないようにします。
承認途中の書面を特定する
退職時には、編集中、確認待ち、承認済み、提出結果確認待ちを分けます。ファイルの更新日時だけで最終状態を判断しません。例えば承認済みの書面でも、後から修正が入っていれば再確認が必要です。新担当者がどの版を扱うべきか分かるよう、状態と根拠をセットで渡します。紙の原本や保管媒体の所在も別途確認します。
不要になる権限を適切に止める
利用する各サービスの正式な手順で権限を変更し、完了を確認します。TreeeSの権限だけでなく、所内ストレージ、連絡ツール、端末へのアクセスも対象です。退職者のアカウントをそのまま後任へ使わせることは避けます。業務記録を保持する必要と、本人が継続してアクセスできる必要は別なので、管理方法を分けて考えます。
退職後の残存を点検する
引継ぎ完了の報告を受けたら、事件一覧や通知担当表に旧担当者が残っていないかを確認します。外部の共同受任者など必要な関係者への連絡も、事務所の方針に従って実施します。業務上の問い合わせが退職者へ届いた場合の扱いを決めておくと混乱を減らせます。退職時の点検は、人事手続とは別に実務の継続性を確認する機会として扱います。
実務チェック
- 担当事件と未処理を棚卸しする
- 通知の交代時点を決める
- 承認途中の版を特定する
- 正式な権限変更の完了を確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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