提出用コピーと原本の保管を分ける
電子提出用に資料を整えた後も、紙の原本や受領した電子データを保存すべき場面があります。TreeeSに提出したことで原本の保管が不要になるとは一律にいえません。
最初に整理すること
電子提出用に資料を整えた後も、紙の原本や受領した電子データを保存すべき場面があります。TreeeSに提出したことで原本の保管が不要になるとは一律にいえません。資料の性質、手続、事務所の保存方針を踏まえ、原本と提出用コピーを対応させます。
具体的な準備手順
資料一覧に原本の形態、所在、所有者、受領日、提出用ファイルを記載します。紙を依頼者へ返す予定がある場合は、返却前に必要な確認と記録を行います。電子データは元の形式を残し、圧縮・結合・墨消しなどを施した版と分けます。
担当者が確かめるポイント
保管場所から原本を探せるか、提出版から原本の所在へ戻れるかを確認します。複数人が原本を持ち出す場合は受渡し記録を付けます。電子バックアップがあることと、必要な原本を保存していることを混同しないようにします。
例外が起きたときの扱い
原本が見つからない場合は、いつ誰が最後に確認したか、代替資料があるかを整理し、推測で原本ありと記録しません。事件終了後も一律に廃棄せず、保存期間と返却義務などを確認します。廃棄・返却の判断と実施記録を残して保管を閉じます。
具体例で点検する
原本を依頼者へ返した後で追加確認が必要になる例に備え、返却日と相手、返却した範囲を記録します。提出用PDFの保管は原本の所在確認の代わりにはならないと担当者間で共有します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文113–115ページでは、次の点を確認できます。書証フォームでは証拠番号、証拠の表示、立証趣旨、作成年月日、原本等の区別、作成者、補足事項を整理します。作成年月日が特定できない場合は補足事項で不明等と示す説明があります。資料を選択する作業だけでは足りず、何を立証する資料なのかと出所の情報を別々に確かめる点が重要です。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 原本の形態と所在を記録する
- 加工版を分ける
- 受渡しを記録する
- 廃棄と返却の根拠を確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文113–115ページ。2026年10月10日確認 ↗
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