電子メールを資料化するときの確認
メールを印刷やPDFにしただけでは、送受信者、日時、添付との関係が不足することがあります。TreeeSの受入形式に合わせる前に、立証のために何を示す資料なのかを担当者が整理します。
最初に整理すること
メールを印刷やPDFにしただけでは、送受信者、日時、添付との関係が不足することがあります。TreeeSの受入形式に合わせる前に、立証のために何を示す資料なのかを担当者が整理します。受領したメールの原データと、読みやすく編集した提出用資料は区別します。
具体的な準備手順
差出人、宛先、日時、件名、本文、添付の有無を整理します。スレッド表示では途中のメールが省略されることがあるため、必要な往復が含まれるか確認します。受領形式を保存し、スクリーンショットだけしかない場合はその制約を記録します。
担当者が確かめるポイント
PDF化後は折り畳まれた引用文や画像が欠けていないか、長い宛先が切れていないか点検します。時刻のタイムゾーンを確認し、異なる環境の表示を一律に並べて時系列を誤らないようにします。添付ファイルは対応するメールと結び付け、単独の資料として混在させません。
例外が起きたときの扱い
不必要な第三者情報を含む場合は、提出の範囲や秘匿の扱いを責任者が判断します。都合のよい本文だけ切り抜くことで文脈を損ねないようにします。原データが入手できない場合も、その状態を明示し、存在しないヘッダー情報を補って作成しません。
具体例で点検する
メールをPDF化する際、転送された本文だけでは送信者や時刻が曖昧になる場合があります。元メールの保存と表示用コピーを分け、添付ファイルが本文の説明と一致するか照合します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文113–115ページでは、次の点を確認できます。書証フォームでは証拠番号、証拠の表示、立証趣旨、作成年月日、原本等の区別、作成者、補足事項を整理します。作成年月日が特定できない場合は補足事項で不明等と示す説明があります。資料を選択する作業だけでは足りず、何を立証する資料なのかと出所の情報を別々に確かめる点が重要です。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 送受信情報と本文を対応させる
- 折り畳みの欠落を確認する
- 時刻の基準を確認する
- 添付とメールを結び付ける
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文113–115ページ。2026年10月10日確認 ↗
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