登録変更の承認権限を決める
利用者や連絡先の変更は小さな事務作業に見えても、通知の受領や記録へのアクセスに影響します。TreeeSで自己変更できる項目があっても、事務所として確認が必要な変更を定めておくと事故を防げます。
最初に整理すること
利用者や連絡先の変更は小さな事務作業に見えても、通知の受領や記録へのアクセスに影響します。TreeeSで自己変更できる項目があっても、事務所として確認が必要な変更を定めておくと事故を防げます。変更操作の可否と、内部の承認を要するかを分けて管理します。
具体的な準備手順
変更項目を氏名・資格、所属・連絡先、担当範囲、端末・認証などに分類します。各項目に本人確認、管理者確認、事件責任者確認のどれが必要か決めます。すべてを所長一人に集中させるのではなく、影響範囲に合った承認者と不在時の代替を置きます。
担当者が確かめるポイント
変更票には変更前後、理由、予定日、影響する業務を記入します。変更後の確認者は、承認どおりに反映されたかだけでなく、通知が届くか、必要な担当が残っているかを点検します。登録の訂正と事件関係の届出が別に必要な場合は、それぞれの完了を追跡します。
例外が起きたときの扱い
緊急変更は事後に何を確認するかを先に決め、無期限の例外にしません。誤った変更を戻す場合も、元の値へ戻した事実と、その間に影響した可能性のある通知や作業を確認します。承認の証跡は秘密情報を含めず保存し、誰が何を判断したかを説明できるようにします。
具体例で点検する
住所の訂正と認証電話の変更を同じ承認レベルで扱ってよいか検討します。本人確認が必要な項目、管理担当が支援する項目を区分し、承認した人と入力した人が違うときも履歴を残します。
公開された暫定マニュアルとの照合
裁判所のセルフトレーニング環境で公開された当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文33–39ページでは、次の点を確認できます。ユーザ情報管理から登録情報を変更し、確認画面を経て確定する流れが示されています。本人・資格確認が必要な変更と不要な変更で、その後の処理が異なります。またＧビズＩＤ利用者にはTreeeS側で変更できない項目があります。変更依頼を出した事実だけで完了とせず、変更元のサービスと必要な確認を記録します。この説明は訓練用の公開資料に基づくもので、全裁判所・全手続での本番利用開始を示すものではありません。
実務チェック
- 変更項目ごとに承認者を定める
- 前後の値と理由を記録する
- 反映後の業務を確認する
- 緊急変更を事後点検する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の調達資料（構想・改修要件の確認用。以下の実務提案はAILEX編集部による） ↗
- 裁判所：TreeeSセルフトレーニング環境・ヘルプ掲載の当事者用操作マニュアル Ver.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）、本文33–39ページ。2026年10月10日確認 ↗
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