記録更新の通知と内容確認を分けて管理する
通知を受け取ったことと、対象記録を読んで必要な対応を決めたことは別です。通知から記録確認、担当割当て、完了確認へつなぐ所内運用を導入準備として整理します。
通知を作業の入口にする
何らかの通知が届いても、その本文だけで対象資料の内容を把握したとは扱いません。正規の入口から対象事件を確認し、通知が指す記録へ進む運用を定めます。TreeeSで利用できる通知の種類や設定は正式案内で確認し、特定のメール機能が必ずあるとは想定しません。
複数の時点を記録する
通知を認識した時刻、対象記録を確認した時刻、担当者へ回した時刻を必要に応じて分けます。技術的な受信時刻を、そのまま法律上の送達時点と判断しないことが重要です。期限に関係する可能性があれば、適用される手続と公式表示を担当専門職が確認します。
誰が次の作業をするか決める
全員に共有するだけでは、誰も着手しない場合があります。内容確認、依頼者への照会、起案など次の作業を特定し、担当者と確認予定を付けます。重要でないと思われる通知も、不要と判断した人と理由が分かるようにして、未読のまま埋もれる状態を避けます。
不在時の流れを用意する
休日、出張、休暇中に担当者が確認できない場合の代替担当を決めます。通知を転送するだけでなく、代替担当者が適法・適切な権限で記録を確認できるかを準備します。通知の到達を保証する仕組みと考えず、事件の状況に応じた定期確認も所内ルールとして検討します。
通知の既読と仕事の完了を分ける
通知を開いた担当者が不在になると、他の担当者が確認済みと思って準備を止めることがあります。通知確認、本文取得、内容検討、対応完了を別の状態にして、次に行う人を決めます。重要な通知は一覧へのフラグだけで業務管理を完結させず、事件のタスクにも対応期限と根拠を記録します。所内で通知メールを転送しただけではシステム上の確認や手続上の対応を代替できないことも共有します。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文52–60頁では、ポータルの受信・提出・通知はそれぞれ直近最大四件の表示で、各一覧へ進む操作が別にあります。提出一覧は提出日から三十日経過後の削除、受信一覧は受信日から三十日経過後の非表示が説明されています。この説明を裁判記録全体の保存期間と読み替えず、対象の一覧と期間を区別して確認する必要があります。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 通知と記録確認を別に記録する
- 法的な時点を専門職が確認する
- 次の作業担当を決める
- 不在時の代替者を用意する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文52–60頁 ↗
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