記録ファイルの命名規則を決める
ファイル名は資料の内容をすべて表すものではありませんが、取り違えを減らす重要な手掛かりです。元の名称を残しながら、事件、資料の種類、作業版を識別する命名の考え方を紹介します。
名前に詰め込みすぎない
事件識別子、文書種別、判別に必要な日付など、所内でよく使う項目を選びます。長い当事者名や秘密情報を毎回入れると、一覧表示や外部共有時に問題が生じます。名前だけで全情報を管理せず、詳細は台帳に持たせる設計にすると規則を続けやすくなります。
原表示との対応を保つ
自分たちの規則へ変更する場合でも、取得時の名称を台帳に残します。裁判所や共同代理人から元の文書名で照会されたときに、所内のファイルへ戻れることが必要です。書面日付、提出日、取得日を混在させないよう、採用する日付の意味も規則に書きます。
版と状態を混同しない
「最終」「確定」などの文字だけでは、後から新しい資料が来たときに意味が崩れます。版番号や作成日を用いる場合は、元の取得物か、注釈版か、外部共有版かを別に示します。提出済みという内部名称を、裁判所の受付確認の代わりに用いないことも重要です。
例外を受け入れる規則にする
添付資料が多数ある事件や同日付の同種書面など、簡単な規則では重複する場面を想定します。連番と台帳の対応で補えるようにして、現場で勝手な略称が増えるのを防ぎます。少数の実例で試し、担当者が迷う部分だけを改善してから所内に広げます。
同名資料が衝突する場合
二つの事件に「準備書面１.pdf」があるなら、事件識別子を先頭に付け、原表示名は台帳にそのまま残します。長い名前を短縮する場合も、誰が提出した何番目の文書かが分かる部分を優先します。ファイル名に依頼者の住所や病名を詰め込む必要はありません。共有リンクや画面写真にも名称が出るため、識別性と情報量の両方を考え、改名後に引用先や共同編集のリンクが切れていないか確認します。
公式資料で確認する範囲
自己研修サイトで公開されている当事者用操作マニュアルVer.2.0（2026年8月31日発行、暫定版）の本文152–156頁では、ファイル詳細からの取得はタブごとの処理で、本体と詳細情報は別ファイルとして出力されます。一覧からはPDF結合や詳細情報の有無を選択します。電子署名付きデータは結合や詳細情報付加によって署名を検証できなくなる可能性があるため、同資料は結合なし・詳細情報なし、又は詳細画面からの個別取得を案内しています。これは2026年10月10日に確認した研修用の資料に基づく説明です。本番の適用対象・最新画面は利用時点の裁判所の案内で確認してください。
実務チェック
- 使用する識別項目を選ぶ
- 取得時の名称を残す
- 日付の意味を統一する
- 同名資料が出た場合の規則を決める
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
- 最高裁判所：TreeeS・RoootS追加機能改修の公開調達資料（機能計画の背景） ↗
- 裁判所TreeeS自己研修サイト：ヘルプ掲載「操作マニュアル（当事者用）」Ver.2.0（暫定版・2026年8月31日）、本文152–156頁 ↗
あわせて読む
差し替え・訂正版がある記録の版管理
後から訂正版や追加資料を受け取ったとき、旧版を消すだけでは経緯が分からなくなります。内容の違い、記録上の扱い、実務で参照する版を分けて整理する方法を解説します。
記事を読む 記録・電子送達電子記録のページを正確に引用する
PDFの表示ページと書面に印字されたページ番号は一致しないことがあります。共同作業や裁判所への説明で参照先がずれないよう、文書とページを特定する実務上のルールを整理します。
記事を読む 記録・電子送達OCRを使って記録を読むときの注意点
画像記録を文字化すると探索や要約がしやすくなりますが、OCRには読み誤りがあります。元画像を基準に、重要な数字や固有名詞を確認し、変換データを安全に扱うための考え方を示します。
記事を読む