架空事件でTreeeS準備を練習する：安全な机上演習の設計
本番の手続を使わなくても、資料整理や承認、結果の記録を練習できます。架空事件を使い、所内の確認漏れを見つける演習の作り方を紹介します。
練習する範囲を決める
事件の照合、書面の版管理、証拠対応、引継ぎ、障害時の報告など、演習で見たい項目を選びます。一度にすべてを盛り込むと、何ができなかったか分かりにくくなります。TreeeSの公式な練習環境が確認できない段階では、机上の資料と模擬的な状態表示で行います。本番システムへ架空の事件や書面を送信する方法は取りません。
教材に実事件の情報を使わない
名前、住所、金額、経緯を架空にし、現実の依頼者の資料から容易に推測できる内容を避けます。教材には練習用と明示し、実務フォルダや提出対象へ混ざらない保存先を設けます。画面の見本を独自に作る場合は、実際のTreeeS画面であるかのように表示しません。練習対象は所内の確認行動であることを参加者へ伝えます。
意図的な不一致を少数入れる
例えば証拠一覧にはあるがファイルがない、承認後に版が変わった、提出先の裁判所名が違うという不一致を用意します。最初から大量の誤りを入れるより、通常の仕事に紛れやすいものを選びます。誤りを見つけたかだけでなく、どう記録し誰へ相談したかを見ます。演習の目的は参加者を試すことではなく、手順の弱い部分を見つけることです。
観察者は行動の根拠を記録する
参加者がどの資料を見て判断したか、どの時点で迷ったか、誰へ質問したかを残します。操作が止まった時間だけでは、慎重に確認していたのか資料が見つからなかったのか分かりません。個人名を含む評価の扱いは所内方針に従い、共有する改善資料では必要以上に個人を特定しない方法を選びます。
一つ修正して再度試す
演習後は、原因に対応する手順や台帳を修正し、別の架空例で確認します。答えを覚えただけでは改善が分からないため、資料名や条件を少し変えます。見つかった問題をすべて大きなシステム導入で解決しようとせず、保存先の表示や承認の文言など小さな変更から試せます。実際の操作研修は、公式案内が整った段階で改めて行います。
実務チェック
- 演習対象を絞る
- 架空資料を明示する
- 不一致の発見と報告を見る
- 修正後に別の例で確認する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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