TreeeSの所内手順書を更新する：旧版が残らない管理方法
導入期には公式案内も所内の決め事も変わります。手順書を修正するだけでなく、誰がどの版を使っているかを確認できる管理方法を整理します。
手順書の適用範囲を表示する
表紙や冒頭に対象システム、対象業務、版、更新日、管理者を記載します。TreeeSの案内とmintsの案内が同じ保存先にある場合は、名称を明確に分けます。対象事件や利用者によって手順が違う可能性があるため、全事件共通と断定しないことも重要です。公式資料へのリンクと、事務所独自のルールを区別して表示すると、更新する場所を特定しやすくなります。
変更の根拠と理由を残す
更新日だけでは、何が変わったか分かりません。公式案内の変更、所内分担の変更、実務で見つかった不足など、変更理由と影響する箇所を記録します。参照した資料は発行日も残し、後で判断の経緯を確認できるようにします。画面を推測して追記することは避け、未確認事項は確認待ちとして別に管理します。
承認と公開を分ける
担当者が編集した時点で全員向けに置き換えるのではなく、内容を確認する人を決めます。制度や期限に関わる説明は担当弁護士が確認し、操作の記述は最新の公式案内と照合します。確認者が何を見たかを残し、承認後の版を正式な参照先へ公開します。編集中のファイルは明示して、日常業務で誤って使われないようにします。
旧版の参照経路を整理する
共有フォルダの旧版、チャットに貼ったリンク、印刷物、個人が保存した写しを点検します。過去の判断を検証するため旧版を保存する場合は、使用停止と分かる表示を付けます。最新版へのリンクを一つに固定すると、配布のたびにURLを変える負担を減らせます。ただし過去版の内容が上書きされて消えないよう、履歴の保持方法を別に考えます。
変更が使われているか確認する
周知メールを送っただけで完了にせず、対象業務を担当する人が変更点を理解したかを確かめます。重要な修正は短い場面問題や実務の点検を使います。例えば提出結果の保存先を変えたなら、次の作業で新しい場所へ記録が残っているかを確認します。変更管理は文書の整形より、現場で同じ前提を共有するための仕組みです。
実務チェック
- 対象・版・管理者を表示する
- 変更の根拠を残す
- 承認版を正式公開する
- 旧版の参照経路を点検する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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