裁判所ごとの案内が異なるとき：TreeeSの所内対応表を作る
導入時期や対象事件の案内が裁判所ごとに異なる場合、前の事件の経験をそのまま使うと誤ることがあります。地域の案内を確認し、事務所内で共有する方法を整理します。
違いの種類を見分ける
法律や規則の説明、システムの機能、裁判所が示す運用案内、事務所の便宜上の方法を分けます。すべてをローカルルールと呼ぶと、何を確認すべきか曖昧になります。対象庁、対象手続、発行日、適用条件を確かめて、同じ内容を比較します。案内が違って見えても、対象とする事件や時期が異なるだけの場合があります。
確認根拠を対応表へ記録する
対応表には裁判所名、確認した事項、出典、確認日、確認者を残します。口頭照会の場合は、質問の条件と得られた回答の範囲を記録します。個別事件への説明を、同じ裁判所の全事件に一般化しないことが大切です。未確認の欄は前例で埋めず、提出前に確認する項目として残します。
矛盾して見える案内を整理する
資料Aと資料Bで表現が違う場合は、どちらが新しいかだけで決めず、発行主体と対象を確認します。上位の法令と利用案内を混同せず、必要に応じて担当弁護士が判断します。裁判所へ問い合わせる場合は、参照した資料名と該当箇所を示すと確認しやすくなります。自分に都合のよい説明だけを選んで採用しないようにします。
事件の手順へ落とし込む
確認した結果を一般の手順書だけでなく、対象事件の台帳へ反映します。例えばある手続で利用方法の案内が異なるなら、その事件を扱う人が作業前に気付ける表示を付けます。注意書きを大量に積み重ねるより、通常手順から何を変えるかを明示します。共同受任者や別拠点の担当者へも、必要な範囲で同じ根拠を共有します。
確認済みを永久の状態にしない
導入期の案内は変更される可能性があります。重要な提出の前や資料の更新があった際に、対応表の該当箇所を確認します。過去の確認履歴は残しつつ、現在参照する版を明確にします。この対応表は裁判所の案内を置き換えるものではなく、どこを確認したかを事務所内で追うための補助資料です。
実務チェック
- 案内の種類と対象を分ける
- 確認日と根拠を記録する
- 個別回答を一般化しない
- 事件台帳へ差分を反映する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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