裁判所の事件番号と事務所の案件番号を分ける

二種類の番号の目的

事務所の案件番号は受任業務をまとめるための識別子で、裁判所の事件番号は特定の事件を識別するための情報です。一つの受任案件に複数の裁判手続が含まれる場合も想定します。公開資料に示される事件管理の役割を参考に、依頼者名だけに依存しない台帳を準備してください。

対応表の最小項目

対応表には事務所番号、裁判所名、確認した事件番号、手続の種類、担当者、確認元を置きます。新規事件など番号が未確定の段階では、仮の番号と確認済みの番号を明確に区別します。後から番号を変更するときは上書きだけで済ませず、変更した理由と確認者を残せる形にします。

取り違えの例で点検する

同一会社を依頼者とする別件や、本案と関連手続が並行する例を使って台帳を点検します。提出する資料が正しくても、対応する事件を間違えれば重大な混乱を招きます。ファイルを選ぶ人と提出先を確認する人が同じ略称を使っているか、正式な事件情報と照合できるかを確認します。

依頼者向け表示を整える

依頼者への報告では、事務所内の短縮番号だけを示しても伝わらないことがあります。どの裁判所のどの手続かを説明し、必要に応じて事件番号を添えます。外部共有資料には不要な他事件情報を混在させず、対応表全体ではなく当該案件に必要な部分だけを共有する運用が適切です。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、同一依頼者に本案と関連手続があったというものです。改善例では、一つの所内番号の下に裁判所の事件ごとの行を作り、資料を紐付けた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「所内番号、裁判所、事件番号、資料範囲」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「依頼者名を隠しても対象事件を特定できるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「仮番号を正式番号として転記しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。