移行期の案件別提出経路表を作る

一事件一行を基本にする

依頼者単位ではなく、提出判断が必要な事件単位で行を作ります。事務所番号、裁判所、事件番号、手続、現在の提出経路、根拠を記載します。関連事件が複数ある場合は紐付けつつ、同じ経路とは決めつけません。

状態を明確にする

利用可能、確認中、現行継続など、判断状態を区別します。担当者の推測で経路欄を埋めると、後任者が確定情報と誤解します。未確認欄には確認担当と次の行動を添え、空欄放置を避けます。

変更には理由を残す

提出経路を変更したら、根拠資料、確認日、適用される時点を記録します。過去にどの経路で提出したかは別途保持し、現在の欄を変更して履歴まで消さないようにします。移送や担当変更などは、経路の再確認を行うきっかけにします。

提出前に参照する

台帳は作るだけでは機能しません。提出前の確認項目に台帳との照合を入れ、最新情報が反映されているかを点検します。口頭で受けた重要な指示も、対象範囲を確認して記録し、担当者だけが知る経路をなくします。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、案件一覧に新旧の提出経路が書かれていなかったというものです。改善例では、案件ごとに現在の提出方法と根拠を置き、切替時に更新した。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「案件、提出経路、確認元、確認日」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「担当外の人でも現在の方法を読めるか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「一覧の最終更新だけで全案件の確認日を代用しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。