提出予定が集中する日のTreeeS運用：優先順位と完了確認
同じ日に複数の提出があると、ファイルや事件の取り違えが起きやすくなります。作業を急ぐ前に、優先順位、担当、完了の確認方法をそろえるための運用例です。
優先順位を担当弁護士と確認する
法律上の期限、裁判所から示された予定、所内の目標を区別します。すべてを単に本日締切と並べると、緊急性の違いが分かりません。どの仕事を先に行うか、遅れが生じた場合に誰へ報告するかを決めます。担当職員だけで法的な重要性を推測せず、事件担当弁護士が優先順位を確認することを基本にします。
事件ごとに作業を区切る
複数事件の書面を同時に多数開くと、提出先やファイルを取り違えるリスクが高まります。一つの作業を終えた時点で対象事件と結果を記録し、次へ移る方法を検討します。並行作業が必要でも、作業一覧に実施者と状態を表示します。フォルダ名や画面の色だけに頼らず、裁判所、事件番号、当事者、書面を照合します。
最終変更を統制する
提出直前の修正があった場合、古い承認版を対象から外し、新しい版の確認を行います。修正箇所が小さくても、PDF化や添付の対応に影響することがあります。変更を受けた担当者は、どの版が有効かを操作担当へ明示します。口頭で「さっきのものに差し替え」とだけ伝えると、受け手が別のファイルを想定するおそれがあります。
結果確認を後回しにしない
操作を終えて次の事件へ移る前に、公式案内に沿って結果を確認します。画面が進んだことだけで提出完了と決めず、確認できた情報を保存します。結果が不明な場合は、同じ操作を繰り返す前に状態を確認し、担当弁護士へ報告します。重複の可能性を含む不明状態を、単純な失敗や成功に置き換えないことが重要です。
終業前に一覧と実績を照合する
当日の予定表と実績を突き合わせ、未提出、結果確認待ち、翌日対応があるかを確認します。予定が変更された作業は理由と承認者を残します。担当者が先に退勤する場合も、その時点の状態を引き継ぎます。集中日だけの特別な記憶力に頼るより、普段と同じ台帳を使って完了の意味をそろえる方が、引継ぎと後日の検証に役立ちます。
実務チェック
- 期限の種類を区別する
- 事件ごとに作業状態を残す
- 直前修正の版を明示する
- 予定と実績を終業前に照合する
出典・参照資料
資料に記載された計画・制度と、本記事の実務提案は区別してお読みください。
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