電子提出とオンライン期日は別に確認する

作業の目的が違う

電子提出では書面や資料を届けることが中心となり、オンライン期日では参加方法や進行の確認が必要です。一方の利用経験が、他方の接続手順や利用条件を保証するわけではありません。案件台帳に提出方法と期日参加方法を別項目として置きます。

確認元を分ける

TreeeSの提出・記録管理に関する資料から、期日参加のURLや機材条件を推測しないようにします。期日の案内はその目的に合った公式資料や当該事件の連絡で確認します。両方の情報が同じフォルダーにあっても、作業手順は区別して管理します。

担当者の準備を分ける

提出担当はファイルの内容と結果を確認し、参加者は接続環境や必要資料を準備します。同じ人が担当する場合も、別々のチェックを行うと抜けを防げます。期日に参加できたことだけで、必要な書面提出も済んでいると判断しないようにします。

当日の混乱を防ぐ

予定表には、期日、提出関連の社内締切、確認担当を別に示します。接続用の情報に機密資料を貼り付けたり、複数事件のリンクをまとめて広く配布したりしない工夫が必要です。実際の参加条件や提出要件は、それぞれの案内を最終確認します。

所内で試す具体例と記録項目

以下は運用を検討するための架空例です。発生した状況は、電子提出できるから期日もオンラインだと説明したというものです。改善例では、書面提出の経路と期日参加方法を別欄にして依頼者へ伝えた。まず対象を一案件又は一つの作業に絞り、変更前にどこで迷ったのかを担当者の言葉で残します。作業を終えたという報告に加え、何を確認して次の担当へ渡したかを説明できる状態にすることが狙いです。

記録用紙には「提出方法、期日方法、案内元、準備物」の欄を設けます。各欄には実際に確認した値又は参照先を記入し、不明な部分は回答担当と次の確認先を添えて残してください。完了後は「出頭や接続に必要な準備が抜けていないか」を、実作業をしていない担当者が点検します。点検で説明できなかった部分が次回の改善対象です。特に「システムの導入だけで期日形態を判断しない」ことを停止条件として共有しておくと、見かけ上の作業完了を優先して確認を飛ばすことを防げます。これは所内整理の提案であり、裁判所が指定する様式や利用条件ではありません。