— 委任契約の報告頻度に連動した自動通知で、依頼者トラブルを未然に防ぐ —
弁護士の「実際の声」から、この機能は生まれました
AILEXでは、パイロットプログラムにご参加いただいている弁護士の先生方から、日々フィードバックをいただいています。
今回の機能追加は、ある先生からいただいた、こんなご要望がきっかけでした。
「依頼者への報告が遅れてトラブルになったことがあります。委任契約で決めた報告頻度に合わせて、メールやシステムで通知が来る機能があると便利です。Googleカレンダーのリマインドのようなイメージで、毎回入力せずに繰り返し通知されるのが理想です。」
この声を聞いたとき、これは一人の先生だけの問題ではないと確信しました。
小規模法律事務所の弁護士は、常時10件〜30件の案件を並行して抱えています。期日対応、書面起案、新規相談、事務所経営——日々の業務に追われる中で、「依頼者への報告」は、緊急性は低いが重要度は極めて高いタスクです。そして、緊急でないからこそ、後回しになりがちです。
弁護士職務基本規程第36条は、弁護士に対して委任事務の処理状況について依頼者への経過報告義務を課しています。この義務を怠ることは、依頼者からの信頼喪失だけでなく、弁護士会への苦情や紛議調停にまで発展するリスクをはらんでいます。
AILEXは、この「構造的に起こりやすい問題」を、テクノロジーで解決します。
経過報告リマインダーとは
AILEXの経過報告リマインダーは、事件ごとに報告スケジュールを設定すると、指定した頻度・時刻で自動的に通知が届く機能です。
一度設定すれば、あとはAILEXが毎回自動でリマインドします。繰り返し入力は不要です。
Googleカレンダーのリマインドのような使い心地
先生のご要望にあった「Googleカレンダーのリマインドのようなもの」——まさにその体験を、AILEXの事件管理画面の中で実現しました。
事件詳細ページを開くと、スケジュールの直下に「🔔 経過報告リマインダー」セクションが表示されます。「＋ 設定追加」ボタンを押すだけで、直感的な設定フォームが開きます。
3つの頻度パターン——あらゆる案件に対応
委任契約における報告頻度は、案件の性質によって異なります。AILEXは、先生のご要望どおり、3つの頻度パターンに対応しています。
1. 毎週●曜日
「毎週金曜日 09:00 に通知」のように設定できます。
活動的な訴訟案件や、短期集中の示談交渉で、毎週のペースで依頼者に報告する場合に最適です。たとえば、毎週金曜の朝に「今週の進捗を依頼者に報告する」というリズムを作れます。
2. 毎月 第●週●曜日
「毎月第2金曜日 10:00 に通知」のように設定できます。
通常ペースの訴訟案件で、月1回の報告を行う場合に適しています。「毎月第2金曜日は報告の日」という運用ルールを、システムが自動でリマインドしてくれます。
3. 毎月●日
「毎月15日 09:00 に通知」のように設定できます。
顧問契約や長期進行案件で、月次報告を行う場合に使います。「毎月15日に顧問先への月次報告書を送る」といった定型業務に組み込めます。
ポイント: いずれのパターンでも、曜日の選択はボタンをタップするだけ。通知時刻も自由に設定できます。設定後はリアルタイムでプレビューが表示されるので、「毎週金曜日 09:00 に経過報告リマインドを送信」のように、設定内容を視覚的に確認できます。
通知チャネル——メールとシステム通知のダブルで確実に届く
リマインダーの通知は、2つのチャネルで届きます。
📧 メール通知は、毎朝の通知処理で自動送信されます。件名に事件名とラベルが表示され、本文には事件の詳細ページへのリンクが含まれます。メールを開いたら、リンクをクリックしてすぐに事件の状況を確認し、報告の準備に取りかかれます。
🔔 システム通知は、AILEXのダッシュボードのベルアイコンに表示されます。AILEXにログインしたとき、未読の通知として目に入ります。
それぞれ個別にオン・オフを切り替えられるので、「メール通知だけでいい」「システム通知だけでいい」といった使い分けも可能です。
「一度設定したら、あとはお任せ」の仕組み
先生からいただいたご要望の中で、特に重視したのが**「繰り返し機能で毎回入力せずにリマインドがなされる」**という点です。
AILEXの経過報告リマインダーは、通知を送信するたびに、次回の通知日を自動的に計算して更新します。
たとえば「毎週金曜日」と設定した場合、今週の金曜日に通知が届いた後、翌週の金曜日が自動的に次回通知日としてセットされます。この繰り返しは、弁護士がリマインダーを停止するまで続きます。
つまり、受任時に一度設定するだけで、事件が終結するまで、定期的に報告のリマインドが届き続けます。
実務での活用シーン
シーン1: 委任契約書の報告条項との連動
AILEXのT107テンプレート「委任契約書（トラブル予防特化）」では、10の必須条項の一つとして**「経過報告の頻度・方法」**の記載を求めています。
委任契約書に「月1回、書面またはメールで経過報告を行う」と記載したら、その場でAILEXの経過報告リマインダーを「毎月第2金曜日」に設定する——この流れを習慣化することで、契約で約束した報告義務の履行が確実になります。
シーン2: 複数案件の報告スケジュールを一元管理
10件の案件を抱えている場合、それぞれに異なる報告スケジュールが設定されていることがあります。
- A事件（訴訟中）：毎週金曜日
- B事件（調停中）：毎月第1月曜日
- C事件（顧問対応）：毎月15日
AILEXでは、各事件の詳細ページにリマインダーが紐づいているため、事件ごとのスケジュールを個別に管理できます。そしてリマインダーが届いたら、メール内のリンクからワンクリックで該当事件の詳細画面に飛べます。
シーン3: 長期休暇時の一時停止
夏季休暇や年末年始など、一定期間リマインダーを止めたいときは、「⏸ 停止」ボタンで一時停止できます。休暇明けに「▶ 再開」を押せば、次回通知日が自動的に再計算されて通知が再開します。
守秘義務への配慮——AILEXの設計思想
AILEXでは、すべての機能において弁護士法第23条の守秘義務への適合を最優先に設計しています。
経過報告リマインダーのメール通知においても、この原則は徹底しています。
メール本文には事件名と事件番号のみを記載し、依頼者の氏名や事件の具体的な内容は一切含めません。「依頼者への経過報告のタイミングです。AILEXで事件の最新状況を確認し、報告をご準備ください。」という案内と、事件詳細ページへのリンクのみが記載されます。
万が一メールが第三者の目に触れたとしても、事件の実質的な内容が漏洩するリスクを最小限に抑える設計です。
なぜ「弁護士の声」から作るのか
AILEXの開発は、弁護士の先生方からの実際のフィードバックを起点としています。
私たちが「弁護士の声」を重視する理由は明確です。法律事務所の業務は、外から見るだけでは分からない複雑さと繊細さを持っています。どんなに優れた技術があっても、実務の現場で使われなければ意味がありません。
今回の経過報告リマインダーも、もし開発チームだけで機能を考えていたら、「スケジュール機能があるから十分だろう」と判断していたかもしれません。
しかし、実際に案件を抱えている先生の声を聞いて初めて、スケジュール管理と報告リマインダーは本質的に異なるニーズであることに気づきました。
スケジュールは「裁判所が指定した期日」を管理するもの。報告リマインダーは「自分が依頼者に対して約束した報告頻度」を守るためのもの。前者は外部から決められた締切、後者は自発的なコミュニケーション——性質がまったく違います。
この違いに気づけたのは、先生の声があったからこそです。
AILEXは今後も、パイロットプログラムの先生方との対話を通じて、実務で本当に役立つ機能を追加し続けます。
今後の展開
経過報告リマインダーは、今後以下の拡張を予定しています。
LINE通知対応——AILEX公式LINEとの連携により、リマインダーをLINEのプッシュ通知でも受け取れるようになります。移動中や法廷の合間でも、スマートフォンで即座に確認できます。
報告テンプレートとの連動——リマインダーの通知画面から、ワンクリックで経過報告書のAIドラフトを開始できる機能を検討しています。「通知が届く → 報告書を書く」の流れをさらにシームレスにします。
依頼者ポータルとの連携——AILEXの依頼者ポータル機能と連動し、報告内容を依頼者と直接共有できるフローを構築予定です。
ご利用方法
経過報告リマインダーは、AILEXの全プランでご利用いただけます。
- 事件詳細ページを開く
- 「🔔 経過報告リマインダー」セクションの「＋ 設定追加」をクリック
- 頻度（毎週 / 毎月第●週●曜日 / 毎月●日）を選択
- 曜日・時刻を指定
- 「💾 保存」をクリック
設定は30秒で完了します。あとはAILEXにお任せください。
AILEXが目指す「弁護士のためのOS」
案件管理、AI文書生成、ファクトチェック、mints電子提出、依頼者ポータル、そして今回の経過報告リマインダー——AILEXは、弁護士の日常業務のあらゆる場面を、ひとつのプラットフォームで支えることを目指しています。
弁護士が本来の仕事——依頼者のために考え、行動すること——に集中できるよう、AILEXはテクノロジーの力で業務の「仕組み化」を支援し続けます。
AILEXに対するご要望やフィードバックは、いつでもお寄せください。先生方の声が、AILEXの次の機能を生み出します。
免責事項
本記事で紹介した機能は、弁護士の業務管理を支援するツールです。経過報告リマインダーは報告タイミングの通知を行うものであり、報告内容の作成・送信を自動で行うものではありません。依頼者への経過報告の内容・方法については、弁護士ご自身の判断と責任において行ってください。
AILEX — 検証可能なAIリーガルOS
すべての生成は記録され、すべての判断は検証できる。
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