mints時代の事件記録PDF化ガイド｜紙書類をデジタル移行する実務手順

なぜ今、事件記録のPDF化が急務なのか

2026年5月21日のmints義務化以降、弁護士が裁判所に提出する書類は原則としてPDFでの電子提出が必須になります。しかし問題は「これから」の書類だけではありません。

過去の事件記録が紙のまま残っている限り、倉庫コストは減らず、検索性は向上せず、mints時代の業務効率化の恩恵を受けられません。本記事では、紙の事件記録をmints準拠のPDFに変換するための具体的な手順を、ステップバイステップで解説します。

ステップ1：PDF化の優先順位を決める

すべての書類を一度にPDF化するのは非現実的です。まずは以下の優先順位でデジタル化を進めましょう。

最優先：進行中の事件

2026年5月21日以降、進行中の事件の書類はmintsで提出が必要です。まずは現在係属中の事件の書類からPDF化を始めてください。

次に：終了後5年以内の事件

消滅時効の観点から、終了後5年以内の事件記録は照会の可能性があります。検索性の向上のためにもPDF化の価値が高い範囲です。

その後：重要事件・大型事件

金額の大きな事件、複雑な事件、将来参照する可能性が高い事件を優先します。

ステップ2：スキャナーの選定と設定

推奨スキャナー

法律事務所でのPDF化には、ADF（自動原稿送り装置）付きのドキュメントスキャナーが必須です。ScanSnap iX1600やfujitsu fi-8170などが、大量スキャンに対応しています。

推奨スキャン設定

ステップ3：OCR処理でテキスト検索可能にする

OCR処理が必要な理由

スキャンしただけのPDFは「画像」に過ぎず、テキスト検索ができません。mintsの公式ガイダンスでもOCR処理済みの検索可能PDFが推奨されています。OCR処理を行うことで、証拠番号やキーワードで瞬時に検索でき、業務効率が飛躍的に向上します。

OCRツールの選択肢

Adobe Acrobat ProのOCR機能が最も一般的ですが、AILEXのAI-OCR機能を使えば、スキャンした書類をアップロードするだけでテキスト認識が自動で行われます。手作業でOCRをかける必要がありません。

ステップ4：ファイル命名規則を統一する

mints対応のファイル名ルール

mintsではファイル名50文字以内の制限があり、特定の禁止文字も存在します。事務所全体でファイル命名規則を統一しておくことが重要です。

推奨する命名規則の例：

• 準備書面：junbishomen_01.pdf
• 甲号証：kou_01_keiyakusho.pdf
• 証拠説明書：shouko_setsumeisho_01.pdf

日本語ファイル名も使用可能ですが、文字化けのリスクを避けるためにローマ字または半角英数字での命名を推奨します。

ステップ5：メタデータの確認と除去

PDFファイルには作成者名、作成ソフト、編集履歴などのメタデータが含まれていることがあります。機密情報が含まれる場合は、mintsにアップロードする前にメタデータを削除してください。

Adobe Acrobatの場合は「ファイル」→「プロパティ」→「詳細」からメタデータを確認・削除できます。

ステップ6：ファイルサイズの最適化

mintsでは1回のアップロードで合計50MB以内という制限があります。大量の証拠書類がある場合、個々のファイルサイズを最適化する必要があります。

ファイルサイズを削減する方法

• スキャン解像度を300dpiに統一（600dpiは不要に大きい）
• カラーが不要な文書は白黒でスキャン
• Adobe AcrobatやSmallPDFで圧縮処理
• 1書証＝1PDFを徹底し、不要なページを含めない

AILEXで事件記録のPDF化を効率化する

ここまでの手順を見て「手間がかかりすぎる」と感じた方もいるかもしれません。AILEX（エーアイレックス）を使えば、これらの作業の多くを自動化できます。

AI-OCR：アップロードするだけでテキスト認識

スキャンしたPDFをAILEXにアップロードするだけで、AI-OCRが自動的にテキストを認識。手動でOCRツールを操作する手間が省けます。

mints提出パッケージ自動作成

AILEXに登録した書類から、ファイル名の整形・証拠番号の自動採番・メタデータ除去まで含めたmints準拠のPDFパッケージを自動生成します。

提出前AIチェック

号証の欠番や立証趣旨の空欄など、8項目の自動検証でmintsへのアップロード前のミスを防ぎます。PDFの仕様不適合（パスワード付き、サイズ超過など）も事前に検出します。

書類一括インポート

既存のWord・Excel・PDFファイルをZIP形式でまとめてアップロードするだけで、事件ごとに自動整理。段ボール箱の中の書類を1つずつ取り出す作業から解放されます。

まとめ——PDF化は「義務化対応」と「資産形成」を兼ねる

事件記録のPDF化は、mints義務化への対応であると同時に、事務所の知的資産をデジタル化して検索可能にする「投資」でもあります。一度PDF化してしまえば、倉庫コストの削減、検索時間の短縮、災害リスクの低減という複合的なリターンが得られます。

AILEXなら、PDF化からmints提出までをワンストップで実現。10秒の無料登録で、今日からデジタル移行を始められます。

※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、法的助言を構成するものではありません。個別の事案については弁護士にご相談ください。
運営：AILEX合同会社｜顧問弁護士事務所：弁護士法人えそら