【AILEX新機能】「HPに入力してもらった内容が、そのまま相談管理に入っていれば」— 相談受付フォーム発行機能をリリース

弁護士の相談受付に潜む「転記地獄」

小規模法律事務所の法律相談の入口は、多くの場合、事務所HPの問い合わせフォームです。相談者がフォームに入力すると、その内容がメールで届く。ここまでは自動化されています。

しかし、その先に待っているのは手作業の転記です。相談者が入力した氏名、連絡先、相談内容を、事務所の相談管理台帳やExcelに手で打ち直す。来所時にはさらに手書きの相談票を渡し、同じ情報をもう一度書いてもらう。受任が決まれば、今度はその情報を事件管理システムにまた入力する。

同じ情報が、3回も4回も転記される。この非効率は、小規模事務所にとって見えないコストとして積み上がり続けています。

HPに相談予約する際のフォーマットがあって、そこに入力してもらうと、相手方や相談内容等のメールがきます。ただ、その内容が相談記録を管理するシステムと紐づけていないので、実際に来所してもらった人に手書きで書いてもらったのをまた手作業で入力したりしています。

HPに相談希望者に入力してもらうリンクを設置して、そこに入力すれば自動でこの「相談管理」というところに入力されている状態であれば使いやすいかと思います。

— パイロット弁護士先生のフィードバックより

この声を受けて、AILEXに「相談受付フォーム発行」機能を実装しました。

何が変わるのか

従来の運用では——

HPフォームからメールで通知が届き、その内容を手作業でExcelに転記する。来所時には手書きの相談票で同じ情報をもう一度記入してもらい、受任が決まれば事件管理システムにまた入力し直す。相手方情報の利益相反チェックも手動で行い、過去の相談履歴は検索すらできない。

AILEXの相談受付フォームでは——

AILEXが発行したURLをHPに貼るだけ。相談者が入力した内容は相談管理に自動で反映され、受付IDで管理されるため来所時の転記は不要になる。受任が決まればワンクリックで事件管理に昇格し、相手方情報も自動で引き継がれる。すべての相談がAILEXの中で検索・分析可能になる。

転記回数は3回からゼロに。相談から事件化まで、ワンクリック。

3ステップで相談受付を自動化

ステップ1 — フォーム作成
AILEXの「相談受付フォーム管理」画面で、フォーム名を入力してワンクリック。推測不可能な64文字のセキュアなURLが即時発行されます。

ステップ2 — HPに設置
発行されたURLを、事務所HPの「相談予約はこちら」ボタンのリンク先に設定。またはiframeコードをコピーしてHP内に直接埋め込み。

ステップ3 — 相談者が入力
相談者がフォームに氏名・連絡先・相談内容・希望日時を入力して送信。AILEXのアカウントは不要です。

→ 自動反映
相談管理に1件の記録が自動作成され、受付ID（例：INTK-260219-0001）が発番。弁護士にはメールとAILEXベル通知が即時送信されます。

フォームの発行から設置まで、技術的な知識は一切不要です。URLをコピーしてHPのボタンに貼るだけ。WordPressでもWixでもJimdoでも、リンクが貼れるサイトなら、すべて対応できます。

機能詳細

📋 FEATURE 01 — ワンクリックでフォーム発行・URL生成

「相談受付フォーム管理」画面から、フォーム名と個人情報取扱い文面を入力して作成ボタンを押すだけ。推測不可能な64文字のセキュアなURLが即時発行されます。

フォームは複数作成可能です。「離婚相談専用」「企業法務専用」など、相談分野ごとにフォームを分けて、HPの該当ページにそれぞれ設置することもできます。

不要になったフォームはワンクリックで受付停止。停止中のフォームにアクセスすると「受付を停止しています」と表示され、新規送信はブロックされます。過去の送信データは削除されません。

👤 FEATURE 02 — 相談者向けの入力フォーム

相談者が目にするフォームは、スマートフォンにも完全対応したシンプルなデザイン。AILEXのアカウントは不要で、URLにアクセスするだけで入力できます。

相談者情報セクションでは、お名前（必須）、ふりがな、メールアドレス（必須）、電話番号、住所、連絡希望（メール・電話・どちらでも）を入力します。

希望日時セクションでは、第1希望から第3希望まで自由記述で入力できます。「2月25日 14時以降」「2月26日午前中」のような自然な書き方で構いません。

相談内容セクションでは、相談分野を離婚・相続・債務整理・労働・刑事・交通事故・不動産・企業法務・消費者被害・近隣トラブル・その他の11分野から選択し、相手方の氏名・属性（任意）、相談概要（必須）、緊急度（低・中・高）を入力します。相手方の氏名欄は、利益相反の早期チェックに活用できます。

同意事項セクションでは、個人情報取扱いへの同意（必須）と、反社会的勢力でないことの確認を行います。個人情報取扱いの文面は、フォーム作成時に事務所ごとにカスタマイズ可能です。

送信が完了すると、受付番号（例：INTK-260219-0001）が画面に表示されます。相談者にはこの番号を控えるよう案内されます。

🔔 FEATURE 03 — 即時通知（メール＋AILEXベル通知）

相談申込が送信された瞬間、2つの通知が同時に発信されます。

メール通知 — 管理者およびフォーム作成者のメールアドレスに、受付ID・相談者氏名・分野・緊急度・希望日時を記載した通知メールが届きます。メール内にはAILEXの送信一覧への直リンクが含まれ、1クリックで詳細を確認できます。

AILEXベル通知 — AILEXにログインしている状態であれば、画面右上の通知ベルにリアルタイムで新着が表示されます。外出先でもスマートフォンでAILEXを開けば、新規申込を即座に確認できます。

守秘義務への配慮: メール通知に含まれるのは、受付ID・相談者氏名・相談分野・緊急度のみです。相談内容の詳細はメールには記載されず、AILEXの管理画面でのみ確認できます。

⚡ FEATURE 04 — 相談管理への取込＋ワンクリック事件化

送信一覧画面で「📥 取込」ボタンを押すと、申込内容がAILEXの「相談管理」に1件の相談記録として取り込まれます。

取込時には、相談分野のカテゴリマッピング、希望日時のメモ転記、連絡先情報の備考欄記録が自動で行われます。取込後は相談記録の編集画面にリダイレクトされるため、その場で追記や修正が可能です。

受任が決まったら、相談管理から「事件化」ボタンをワンクリック。相談者の情報が事件（cases）に引き継がれ、そのまま文書管理・期日管理・AI文書生成・mints提出パッケージなど、AILEXの全機能に接続されます。

これが、先生がおっしゃった「一気通貫」の実現です。相談者がHPで入力した情報が、一度も転記されることなく、事件の終結まで使い続けられます。

🌐 FEATURE 05 — HPへの設置方法（3つの選択肢）

事務所HPへの設置方法は、事務所の状況に合わせて3つの方法から選べます。

方法① URLリンク（最も簡単）
AILEXが発行した公開URLを、HPの「相談予約はこちら」ボタンのリンク先に設定するだけ。HPの改修は最小限で、表示崩れの心配もありません。メールやLINEで相談者に直接URLを送ることもできます。

方法② iframe埋め込み
HPの相談ページ内にフォームを直接埋め込めます。管理画面で「HP埋め込みコード」をコピーし、HPのHTMLに貼り付けるだけ。相談者がHP上でそのまま入力できるため、ページ遷移が不要です。

方法③ 段階的導線
HP上では最低限の案内（「相談分野を選んでください」など）を置き、次のステップでAILEXのフォームに遷移させる方法。HPのデザインを崩さず、離脱率も抑えられます。

どれがおすすめ？ まずは方法①（URLリンク）で始めることをお勧めします。HPの改修が最小限で、すぐに運用を開始できます。相談件数が増えてきたら、方法②のiframe埋め込みに切り替えれば、コンバージョン率の向上が期待できます。

Googleフォーム＋Excel運用との比較

現状、Googleフォームで情報を収集し、Googleスプレッドシートで管理している事務所は少なくありません。無料で手軽に始められる方法ですが、「そこから先」に限界があります。

フォーム作成・HP埋め込み — どちらも対応可能。ここまでは同じです。

受付ID自動発番 — Googleフォームでは手動で採番するか、スプレッドシートの関数で対応する必要があります。AILEXでは「INTK-YYMMDD-XXXX」形式の受付IDが自動で発番されます。

相談管理との連携 — Googleフォームではスプレッドシートに記録されるだけで、相談管理システムへの転記は手作業です。AILEXでは送信内容が相談管理に自動で反映されます。

事件管理への昇格 — ここが最大の差です。Googleフォーム＋Excelの運用では、受任が決まったとき、事件管理システムへの情報再入力が必須です。AILEXではワンクリックで相談を事件に昇格でき、情報はすべて自動で引き継がれます。

利益相反チェック — Googleフォームでは別途手動で確認する必要がありますが、AILEXでは事件化時に相手方情報が自動で引き継がれ、コンフリクトチェック機能に接続されます。

AI文書生成・mints提出 — Googleフォーム＋Excelからは当然接続できません。AILEXでは事件化後に67テンプレートのAI文書生成、ファクトチェック、mints電子提出パッケージ生成まで、すべて同一プラットフォーム上で完結します。

申込通知 — Googleフォームはメール通知のみ。AILEXはメール＋AILEX内ベル通知の2チャネル。

スパム対策 — AILEXはreCAPTCHA v2に加え、同一IPからの送信を1時間10件に制限するレート制限を搭載。

監査ログ — Googleフォーム＋Excelには監査ログがありません。AILEXでは送信・閲覧・取込・事件化のすべての操作が記録されます。

個人情報管理基準 — Googleフォームの個人情報管理はGoogleのポリシーに依存します。AILEXは弁護士SaaS基準のセキュリティ設計で、データは国内サーバーに保管されます。

Googleフォームは汎用ツールとして優秀ですが、弁護士業務の「その先」——利益相反チェック、事件管理、AI文書生成、mints電子提出——には接続できません。AILEXの相談受付フォームは、入口から出口までを1つのプラットフォームで完結させます。

セキュリティ設計

相談受付フォームは認証なしで外部に公開されるため、セキュリティには特に注意を払って設計しています。

reCAPTCHA v2 — ボットによる自動送信を防止します。

IPレート制限 — 同一IPアドレスから1時間あたり10件まで。大量送信によるスパムや攻撃を抑止します。

推測困難なURL — 64文字のランダム16進数トークン（256ビットエントロピー）を使用。URLの推測によるフォームへの不正アクセスを防ぎます。

即時停止 — フォームの無効化は即座に反映されます。停止中のフォームURLにアクセスすると「受付を停止しています」と表示され、フォーム自体が表示されません。

メール最小情報 — 通知メールには相談内容の詳細を含めません。メールに含まれるのは受付ID・氏名・相談分野・緊急度のみで、詳細はAILEX管理画面でのみ確認できます。

スパムマーク — 明らかなスパム送信を管理画面からワンクリックでマーク。フィルタリングに活用できます。

監査ログ — フォームの送信、管理者による閲覧、相談管理への取込、事件化のすべてを監査ログに記録しています。

添付ファイルについて: MVP版では、セキュリティリスクを考慮し、フォームからのファイル添付機能は搭載していません。相談者からの資料受領は、受任決定後にAILEXの依頼者ポータル経由で行うことを推奨します。

具体的な運用シナリオ

シナリオ① — HPからの新規相談受付

事務所HPの「ご相談・お問い合わせ」ページに、AILEXの相談受付URLをボタンリンクとして設置。相談者がフォームに入力して送信すると、弁護士のメールとAILEXのベル通知に即時通知。事務所は希望日時を確認して折り返し連絡し、来所相談の日程を確定します。来所当日、AILEXの相談管理画面を開けば、相談者が入力した内容がすべて表示されているため、手書きの相談票は不要です。

シナリオ② — 電話問い合わせからの誘導

電話で相談の問い合わせがあった場合、事務員が「詳細はこちらのフォームからご入力ください」とURLをメールまたはLINEで送付。相談者が入力すると、相談管理に自動反映されるため、電話メモからの転記作業が不要になります。

シナリオ③ — 分野別フォームの運用

「離婚相談フォーム」「相続相談フォーム」「債務整理相談フォーム」など、分野ごとにフォームを作成。HPの各分野の解説ページに対応するフォームを設置すれば、相談者が分野選択で迷うことがなくなり、事務所側も受付時点で分野が確定した状態で対応を開始できます。

「相談受付」から「裁判所提出」まで、AILEXの一気通貫

AILEXは、法律相談の入口から裁判所への電子提出まで、すべてを1つのプラットフォームで完結させるAIリーガルOSです。

✓ 相談受付フォーム — HPから相談者情報を自動取込
✓ 相談管理 — 受付・記録・ステータス管理・フォローアップ
✓ ワンクリック事件化 — 相談情報を事件管理に引継ぎ
✓ AI文書生成（67テンプレート） — 訴状・準備書面・契約書をAIがドラフト
✓ AIファクトチェック — 条文・判例の引用を自動検証
✓ AI事件分析 — 関係図・争点・弱点を構造化
✓ mints提出パッケージ — 裁判所電子提出用ZIPをワンクリック生成