mintsで書記官への連絡が必要な場面｜FAX不要でも連絡すべき7つのケース

mints導入で変わった書記官とのコミュニケーション

mints導入前は、書面を提出した後に「FAXで書面を送りましたので確認をお願いします」という確認連絡が慣行となっていました。しかしmintsにアップロードした時点が裁判所への提出時となり、別途FAXや電話で提出連絡する必要は基本的になくなりました。

相手方代理人には自動メール通知が配信され、裁判所職員もシステム上でアップロードを確認できます。これはmints = FAXの代替システムとして機能しているためです。

ただし書記官への連絡が必要な場面は依然として存在します。この点を把握していないと、トラブルが発生した際に対応が遅れる原因になります。

書記官への連絡が必要な7つのケース

ケース1：誤アップロードをした場合

最も緊急性の高いケースです。ユーザー自身がアップロードしたファイルを削除することはできません。直ちに担当書記官に電話連絡し、個別対応を求めてください。裁判所側でも内部決裁が必要なプロセスがあるため、迅速な連絡が重要です。

特に秘匿情報を誤って提出してしまった場合（相手方の個人情報、弁護方針に関わる情報など）は、電話での即時連絡が最優先です。

ケース2：タブ選択を間違えた場合

「主張書面」を「証拠説明書」タブで提出してしまった、「書証の写し」を「その他の書面」で提出してしまった——こうしたタブ選択ミスは書記官に連絡して修正依頼が必要です。

ケース3：mints上の提出期限と実際の期限が異なる場合

書記官が設定するmints上の提出期限と、期日調書に記載された期限が一致しない場合があります。この場合は書記官に確認・修正を依頼してください。

ケース4：大量書証を提出する前

知財高裁の運用ガイドラインでは「大量の書証をmintsで提出する前に担当部にお問合せください」と明記されています。何十点・何百点もの証拠をアップロードする場合は、事前に書記官と段取りを確認しておくことが推奨されます。

ケース5：書面の不提出扱いに関するメールが届いた場合

書面を既にFAX・郵送で提出済みにもかかわらず、mints上では「未提出」のままになっているケースがあります。この場合、mintsの「提出済」メールが届き続けることになります。書記官に相談してメール停止の措置を取ってもらう必要があります。

ケース6：事件情報がmints上に表示されない場合

期日でmints利用が決まったにもかかわらず、mints上に事件情報が表示されない場合があります。書記官が設定・入力する作業が遅れている場合があるため、書記官に連絡して確認してください。

ケース7：閲覧等制限の申立てをする場合

当事者の個人情報保護のための閲覧等制限申立ては、mintsでは対応できません。書面（紙）で行う必要があります。これはmintの重要な盲点の一つです。

mintsにメッセージ機能はない

重要な確認事項として、mints上で相手方当事者とメッセージをやり取りする機能は存在しません（FAQ明記）。コミュニケーションは従来通り電話・メール等で行います。

ただし「記録外一覧」タブに和解条項ドラフト案や事務的連絡資料をアップロードして共有する機能はあります（正式な訴訟記録にはなりません）。

AILEXで提出前チェックを強化してミスを防ぐ

書記官への連絡が必要になるケースの多くは提出前のチェック不足が原因です。AILEXはmints提出前の自動チェック機能を提供し、タブ選択ミスやファイル内容の確認を効率化します。