mintsで一括ダウンロードができない｜受領書も1件ずつ作る現実的な運用
一括ダウンロードは機能するのか
mintsには複数ファイルをまとめてダウンロードする機能があるとされています。しかし実務家からは、一度もうまくいかないので諦めて1つずつ落とす習慣がついたという報告が出ています。相手方から大量の書証が提出された場面では、この差が作業時間に直結します。
受領書も「まとめて」は作れない
さらに実務上の負担になっているのが受領書です。相手方が複数の書証をまとめて提出した場合でも、受領書はそれぞれについて作成する必要があるとされています。書証が10点あれば受領書も10回分の作業になります。
紙とFAXの時代は1通の受領書で済んでいた場面が、電子化によってかえって件数分に分解された形です。「デジタル化＝効率化」が素直に成立しない典型例といえます。
取りこぼしを防ぐ現実的な手順
- 記録一覧を開き、ダウンロード対象の件数を先に数える
- 1件ずつ落とし、落とした順にファイル名を控える
- 最後に件数を突き合わせる（落とした数＝一覧の数）
- 受領書は書証ごとに作成し、作成済みのものにチェックを入れる
件数の突き合わせを省くと、1件だけ落とし忘れたことに後日気づく、という事故が起きます。一括で落とせない以上、数える工程を意識的に入れるのが最も確実です。
ダウンロードしたら手元で整理する
mints上で記録を閲覧しながら仕事をするのは現実的ではない、というのが実務家の共通認識です。必要なものはダウンロードし、事務所のフォルダ構成に沿って自分で整理する運用が定着しつつあります。事件終了後はmintsにアクセスできなくなるため、保管が必要な記録は在職中に必ず手元へ落としておく必要があります。
件数の突き合わせを人がやる限界
数えて突き合わせる作業は、書証が数点なら成立します。しかし数十点、複数事件が並行している状況では、人間の注意力に依存した確認は必ずどこかで破綻します。
AILEXで受領・提出の突き合わせを自動化
AILEX（エーアイレックス）は、相手方提出書面と自事務所の受領処理を突き合わせ、未処理のものだけを抽出します。1件ずつの作業そのものは減らせなくても、抜けたかどうかを数えて悩む時間は消せます。
※本記事は一般的な情報提供を目的としたものであり、法的助言を構成するものではありません。個別の事案については弁護士にご相談ください。
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