mints「参考書面」タブの正しい使い方——WordやExcelも提出できる意外な機能
参考書面タブとは何か
mintsの書面アップロード画面には、複数のタブがあります。
- 主張書面
- 書証の写し
- 証拠説明書
- 雑事件申立書
- その他の書面
- 参考書面（※別カテゴリ）
この「参考書面」タブは、他のタブと性質が大きく異なります。理解していない弁護士が多い機能ですが、使いこなすことで業務効率が上がります。
ファイル形式の違い：PDFだけじゃない
最高裁判所FAQには次のとおり記載されています（FAQ Q58）。
| タブ | 使えるファイル形式 | 用紙サイズ制限 |
|---|---|---|
| 主張書面・書証の写し・証拠説明書・雑事件申立書・その他の書面 | PDFのみ | A4またはA3（混在可） |
| 参考書面 | PDF・Word・Excel | 制限なし |
参考書面タブではWord（.docx）・Excel（.xlsx）ファイルもアップロード可能で、用紙サイズの制限もありません。PDFに変換する手間なく、作成した書類をそのまま共有できます。
正式書面との根本的な違い：訴訟記録にならない
参考書面の最も重要な特徴は、訴訟記録にならない点です（FAQ Q59）。
- 主張書面など（正式タブ）：裁判所において書面に出力され、その出力書面が訴訟記録として取り扱われる
- 参考書面：裁判所と当事者のデータ共有を目的とするもので、訴訟記録とはならない
つまり参考書面は、「みんなで使うための共有フォルダ」のような位置づけです。正式な訴訟書類ではなく、業務上の参考資料を関係者で共有するための機能です。
参考書面の主な活用シーン
①争点整理表の共有
弁論準備手続きで使用する争点整理表を、WordまたはExcelで作成してアップロードします。裁判所・相手方代理人の全員がダウンロードして確認できます。PDFに変換する必要がないため、編集の手間が省けます。
②和解条項案の共有
和解交渉中に提案する和解条項のドラフトを、Wordファイルのまま共有できます。相手方が修正して再アップロードするなど、草案のやり取りに活用できます。
③計算書・集計表の共有
損害計算やタイムライン整理のためのExcelシートをそのままアップロードできます。数式や書式が保持されたまま相手方・裁判所と共有可能です。
重要な制約：システム上での共同編集はできない
参考書面として共有されたWordやExcelファイルは、mintsのシステム上で共同編集することはできません（FAQ Q60）。
使い方の正しい手順は以下のとおりです。
- 一方がファイルをアップロード
- 相手方がダウンロードしてローカルで編集
- 修正版を新たにアップロード
クラウドのリアルタイム共同編集（Google ドキュメントやMicrosoft 365のオンライン編集）とは異なる点に注意してください。
その他の制約事項
- 参考書面に秘匿情報が含まれる場合も、他の当事者ユーザーが閲覧できるため注意が必要です
- 参考書面も当該事件に関連付けられた全ての当事者および裁判所職員が参照できます
- 一度アップロードした参考書面も、当事者自身では削除できません（削除が必要な場合は担当書記官に連絡）
まとめ：参考書面はデータ共有専用の便利機能
参考書面タブは、正式書類の提出ではなく作業用データの共有に特化した機能です。PDFへの変換が不要・用紙サイズ制限なし・Word/Excelが使えるという利便性を活かして、争点整理表や和解案の共有に積極的に使いましょう。
ただし、訴訟記録にはならない点とリアルタイム共同編集はできない点を理解した上で使う必要があります。
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※本記事はAILEX合同会社が作成した情報提供コンテンツです。個別の書面提出方法については、事件が係属する裁判所にご確認ください。顧問弁護士事務所：弁護士法人えそら