mintsの事件終了後のデータ管理｜アクセス不可になる前にやること
⚠️ 重要： mints上のデータは事件確定後しばらくするとアクセスできなくなります。弁護士は訴訟記録を長期保存する義務があるため、事件終局前に全データのダウンロード・保全が必要です。
mintsのデータ保持期間の問題
mintsは「ファイルの受け渡しツール」であり、長期アーカイブシステムではありません。事件が確定・終了した後、一定期間が経過するとmints上の事件データにアクセスできなくなります。
一方、弁護士には依頼者から受け取った書類・訴訟記録を一定期間（一般的に3〜5年以上）保存する義務があります。これが「事件終了後のデータ保全」という新たな業務を生み出しています。
事件終局前にやるべき保全手順
Step 1：全書類のダウンロード
判決確定・和解成立等で事件が終局した後、できるだけ早くmints上の全書類をダウンロードします。「記録一覧」から複数ファイルを結合ダウンロードすることも可能です。
Step 2：ローカルフォルダへの整理保存
事件番号・当事者名で名付けたフォルダに書類を整理して保存します。以下の構成が推奨されます。
- 01_訴状・準備書面
- 02_書証（甲号証）
- 03_書証（乙号証）
- 04_証拠説明書
- 05_判決・決定・和解調書
Step 3：バックアップの確保
ローカル保存だけでなく、クラウドストレージ（OneDrive・Google Drive等）にもバックアップを作成します。ランサムウェア・ハードディスク故障による消失リスクを防ぎます。
Teamsとの非連携問題
mints上の書類管理と弁論準備のためのTeamsは別システムです。最高裁のTeamsアカウントは毎日強制ログオフされ、多要素認証を毎日やり直す必要があります。この認証の煩雑さも弁護士の不満の原因の一つです。
AILEXでは提出履歴管理機能により、どの書類をいつ提出したかの記録を一元管理できます。事件終局後の保全作業もシステムから自動的に通知されます。